Будь-яка закупівля починається не з оголошення запиту, а з цифри в кошторисі — очікуваної вартості. Саме вона визначає, яку процедуру доведеться пройти: прямий договір, запит ціни пропозицій чи відкриті торги. І саме цю цифру найчастіше просять пояснити під час перевірок: звідки вона взялася і чи не «з голови». У класичній процедурі відповідь шукають у комерційних пропозиціях кількох постачальників, зібраних листуванням. У Prozorro Market є простіший і при цьому переконливіший шлях — реальні ціни каталогу. Розберемо, як ним скористатися, оформити розрахунок так, щоб питань не лишалося, і що робити в неідеальних ситуаціях, коли профіль небагатий на пропозиції або ціна встигає змінитися до моменту запиту.
1. Навіщо взагалі обґрунтовувати очікувану вартість
Очікувана вартість — не формальність для галочки в плані закупівель. Вона виконує одразу три практичні функції:
- визначає процедуру — саме від цієї суми залежить, чи вистачить прямого договору, чи знадобиться конкурентна закупівля;
- захищає від двох протилежних ризиків — занизити вартість (запит не відбудеться через нецікаву ціну, або переможець згодом відмовиться виконувати договір) і завищити (питання про неефективне витрачання публічних коштів);
- є першим, що дивиться будь-яка перевірка — розрахунок очікуваної вартості відкриває практично кожен акт моніторингу закупівлі.
Тому розрахунок вартості — це не «прикидка», а окремий невеликий документ, який варто готувати свідомо, а не заднім числом.
2. Звідки брати цифри: ціни каталогу як джерело обґрунтування
Головна перевага Prozorro Market у цьому питанні — прозорість цін. На відміну від ситуації, коли доводиться писати листи трьом постачальникам і чекати відповіді тижнями, у каталозі ринкові ціни видно одразу, у профілі товару.
Робочий алгоритм такий:
| Крок | Дія | Що це дає |
|---|---|---|
| 1 | Знайти категорію і потрібний профіль товару | Звужує пошук до порівнянних позицій |
| 2 | Застосувати фільтр за характеристиками | Прибирає товари, які формально не підходять |
| 3 | Подивитися діапазон цін пропозицій у профілі | Показує реальний ринковий коридор, а не одну випадкову цифру |
| 4 | За потреби — фільтр за брендом | Дає розуміння, хто на ринку і за якою ціною (лише для аналізу) |
| 5 | Зафіксувати результат скриншотом із датою | Перетворює спостереження на доказ |
Важливо розуміти різницю між фільтром для аналізу і фільтром для вибору переможця. Дивитися ціни різних брендів у профілі — можна і корисно. А от «замовити саме цей бренд» — не можна: закупівля все одно піде за профілем, і переможцем стане той, хто запропонує найнижчу ціну серед учасників цього профілю. Фільтр за брендом у цьому сенсі — лише розвідка ринку, а не інструмент вибору постачальника.
3. Покроковий розрахунок: загальна логіка
Маючи діапазон цін профілю, порахувати очікувану вартість — справа кількох хвилин:
- Зафіксуйте мінімальну і максимальну ціну пропозицій у потрібному профілі (з урахуванням кількості одиниць).
- Порахуйте орієнтовну середню ціну по діапазону.
- Додайте невеликий запас (на випадок, якщо ціни постачальників зростуть до моменту фактичного оголошення запиту — пропозиції в каталозі оновлюються).
- Помножте на потрібну кількість одиниць товару.
- Занесіть суму в позицію річного плану разом із коротким поясненням джерела.
💡 Практична порада
не женіться за найнижчою цифрою з діапазону — вона рідко буває реалістичною до моменту фактичної закупівлі. Орієнтир «середня плюс невеликий запас» дає стійкіший розрахунок, який не доведеться терміново переглядати за кілька місяців.
4. Наскрізний приклад: від профілю до довідки-розрахунку
Розберемо весь шлях на одному прикладі — школі потрібно 30 учнівських стільців для оновленого кабінету.
Крок 1. Профіль. Уповноважена особа знаходить у каталозі профіль «Стілець учнівський, регульований за висотою» і застосовує фільтр за потрібним розміром (зростовою групою).
Крок 2. Діапазон цін. У профілі — кілька постачальників із пропозиціями від 560 до 890 грн за одиницю.
Крок 3. Середня ціна. (560 + 890) / 2 ≈ 725 грн за одиницю.
Крок 4. Запас. Додано невеликий запас — близько 5 % — на випадок, якщо ціни зростуть до моменту оголошення запиту: 725 × 1,05 ≈ 760 грн за одиницю.
Крок 5. Сума в кошторисі. 760 грн × 30 шт. = 22 800 грн. Ця сума і закладається в позицію річного плану.
Крок 6. Довідка-розрахунок. Замість того щоб тримати ці цифри лише в голові чи в чернетці листування, їх варто оформити одним коротким документом — довідкою-розрахунком очікуваної вартості. Мінімальний набір полів:
Довідка-розрахунок очікуваної вартості Предмет закупівлі: стілець учнівський, регульований за висотою Дата аналізу цін каталогу: [дата] Джерело: профіль «Стілець учнівський, регульований за висотою», Prozorro Market Мінімальна ціна пропозиції: 560 грн/од. Максимальна ціна пропозиції: 890 грн/од. Середня ціна: 725 грн/од. Запас: 5 % Ціна для розрахунку: 760 грн/од. Кількість: 30 шт. Очікувана вартість закупівлі: 22 800 грн Складено: [ПІБ, посада відповідальної особи]
До цієї довідки додається скриншот застосованих фільтрів і діапазону цін — так документ підтверджується візуально, а не лише текстом. Уся підготовка займає 15–20 хвилин, а результат — документ, однаково зрозумілий і бухгалтеру, і перевіряючому.
5. Що покласти у «справу закупівлі» як доказ
Довідка-розрахунок із попереднього розділу — і є той документ, якого очікують від справи закупівлі. Мінімальний і водночас достатній комплект:
- скриншот діапазону цін із застосованими фільтрами, обов'язково з видимою датою;
- довідка-розрахунок — мінімум, максимум, середня, запас, обрана ціна, кількість, підсумкова сума;
- посилання або назва профілю, за яким робився аналіз (щоб можна було відтворити логіку пізніше).
Такий комплект займає одну-дві сторінки, готується за 15–20 хвилин, але саме він знімає більшість запитань під час будь-якої перевірки закупівлі — від внутрішнього аудиту до моніторингу.
6. Типові помилки
- Орієнтуватися на найнижчу ціну каталогу як на очікувану вартість. Ціни в каталозі — динамічні, і мінімальна пропозиція на момент аналізу може зникнути або зрости до моменту реального запиту.
- Не фіксувати дату аналізу. Скриншот без дати — не доказ, а просто картинка; під час перевірки саме дата підтверджує, що розрахунок робився заздалегідь, а не підганявся під результат.
- Рахувати вартість «на око», не заходячи в каталог узагалі. Це найслабша позиція з усіх можливих: жодного джерела для перевіряючого.
- Забувати, що ціни каталогу — лише орієнтир, а не гарантія фінального результату конкурентного запиту. Реальна ціна переможця може відрізнятися від розрахункової — і це нормально, головне, щоб розрахунок був обґрунтованим на момент планування.
7. Типові зауваження до очікуваної вартості і як їх закрити
Практика роботи із закупівлями показує кілька повторюваних претензій, з якими стикаються установи, що не документують розрахунок вартості. Кожна з них має просту й доступну протиотруту:
| Типове зауваження | Чим закривається |
|---|---|
| Вартість не підтверджена аналізом ринку («зі стелі») | Датований скриншот цін профілю + коротка довідка-розрахунок |
| Розрахунок зроблений після факту, а не до оголошення закупівлі | Дата на скриншоті й довідці, які зберігаються з моменту планування |
| Очікувана вартість не відповідає предмету закупівлі за кодом класифікатора | Довідка прив'язана до конкретного профілю, а профіль — до конкретного коду ДК |
| Ознаки штучного заниження суми, щоб уникнути конкурентної процедури | Прозорий розрахунок за річною потребою, а не за окремим дрібним договором |
Спільний знаменник у всіх чотирьох випадках — наявність письмового, датованого обґрунтування. Установа, яка документує рішення в момент його ухвалення, а не відновлює логіку заднім числом, під час перевірки виграє майже автоматично.
8. Як очікувана вартість повʼязана з порогом закупівлі
Розрахована сума — не абстрактна цифра, вона одразу «падає» на шкалу порогів: до 50 тисяч, 50–100 тисяч чи понад 100 тисяч гривень, а для товарів за освітньою субвенцією — за окремим, суворішим правилом. Важливо рахувати не суму одного договору, а очікувану річну потребу за одним і тим самим кодом класифікатора — інакше є ризик ненавмисного заниження й, як наслідок, звинувачення в дробленні закупівлі. Детальніше про самі пороги і про те, як правильно рахувати річну потребу, — в окремій статті.
9. Практичні кейси
Кейс 1. Ціна змінилася між плануванням і фактичним запитом.
Установа розрахувала очікувану вартість у квітні, а запит оголосила у червні. За цей час середня ціна в профілі підросла, і переможець запиту пропонує суму, вищу за розрахункову. Це саме по собі не порушення: ціни каталогу — орієнтир на момент аналізу, а не гарантія на майбутнє. Проблемою є не факт відхилення, а ситуація, коли очікувану вартість свідомо занижували, щоб штучно втиснути закупівлю в нижчий поріг. Якщо фінальна ціна залишається в межах наявного фінансування — установа просто фіксує це як нормальний результат конкуренції.
Кейс 2. У профілі мало пропозицій.
Якщо в потрібному профілі всього один-два постачальники з дуже різними цінами, діапазон для розрахунку ненадійний — середня між двома довільними цифрами мало що означає. У такому випадку варто спершу перевірити суміжні профілі: часто ширший асортимент ховається під іншим формулюванням характеристик. Якщо ж профіль справді вузький, це варто зазначити прямо в довідці-розрахунку — це чесніше, ніж робити вигляд, що ринок проаналізовано ширше, ніж насправді.
Короткий підсумок розділу
Очікувана вартість — не формальна цифра «для плану», а перший і найважливіший доказ у справі закупівлі. Ціни каталогу дають готовий, публічний і датований орієнтир — достатньо зафіксувати діапазон скриншотом, порахувати середню з невеликим запасом, оформити коротку довідку-розрахунок і зберегти цей комплект разом із рештою матеріалів закупівлі. Це займає менше півгодини, але знімає більшість запитань, які інакше виникають місяцями пізніше.
Часті запитання
Чи можна орієнтуватися на ціну одного конкретного постачальника як на очікувану вартість?
Краще ні — одна ціна не показує ринковий діапазон. Для обґрунтування варто зафіксувати мінімум, максимум і середню ціну пропозицій у профілі, а не одну випадкову позицію.
Що робити, якщо в профілі є лише один-два постачальники з дуже різними цінами?
Це сигнал перевірити суміжні профілі та подивитися ринок ширше. Занадто вузький діапазон із малою кількістю пропозицій ускладнює об'єктивне обґрунтування вартості, і це варто зазначити в довідці-розрахунку.
Чи потрібно зберігати скриншот цін, якщо закупівля ще навіть не оголошена?
Так, саме на етапі планування скриншот і має робитися — він підтверджує, що очікувана вартість рахувалася заздалегідь, а не підганялася заднім числом під результат запиту.
Чи можна закладати в очікувану вартість запас «про всяк випадок» на кілька десятків відсотків?
Невеликий запас — нормальна практика через динаміку цін у каталозі. А от суттєве завищення без підстав може викликати питання про обґрунтованість розрахунку під час перевірки.
Чи потрібно рахувати очікувану вартість, якщо сума явно не перевищує 50 тисяч гривень?
Так, обґрунтування корисне за будь-якої суми: воно показує, що рішення про купівлю приймалося на підставі ринкових даних, а не довільно, і це гарна практика незалежно від порогу.
Чи є порушенням, якщо фінальна ціна переможця запиту виявилася вищою за розраховану очікувану вартість?
Саме по собі — ні, якщо сума залишається в межах наявного фінансування. Порушенням є не відхилення ціни, а свідоме заниження очікуваної вартості для уникнення конкурентної процедури. ---
Читайте також
- Повний посібник із Prozorro Market — повний посібник із Prozorro Market (обов'язковий лінк на хаб).
- Пороги закупівель 2026: 50 і 100 тисяч простими словами
- Як шукати товари в каталозі: категорії, коди ДК, фільтри
- Документи закупівлі через Prozorro Market
- Дроблення закупівель: що це і чим загрожує
PRIORITTI: допомога із закупівлею
PRIORITTI — постачальник меблів та обладнання для навчальних і медичних закладів, кваліфікований у Prozorro Market. Якщо потрібно швидко зорієнтуватися в ринкових цінах на конкретний профіль меблів для обґрунтування вартості — можемо підказати актуальний діапазон по нашому асортименту.
Актуальність законодавства перевірено: 24.07.2026.