Для кого цей посібник

Цей матеріал написаний для тих, хто реально проводить закупівлі в бюджетній сфері та комунальному секторі:

• директорів шкіл, ліцеїв, гімназій та керівників дитячих садків;
• керівників коледжів та університетів;
• головних лікарів, керівників амбулаторій і медичних центрів;
• уповноважених осіб із закупівель і тендерних комітетів;
• бухгалтерів бюджетних установ;
• органів місцевого самоврядування та військових адміністрацій;
• комунальних і державних підприємств;
• приватних закладів освіти й медицини, які працюють із бюджетними коштами.

Ми свідомо писали його простою мовою — як конспект для людини, яка завтра має провести свою першу закупівлю через електронний каталог. Кожне складне поняття пояснено «людською мовою», кожен розділ закінчується коротким висновком, а наприкінці є 50 відповідей на найчастіші запитання, чек-листи та глосарій.

1. Що таке Prozorro Market

Коротке пояснення

Prozorro Market — це державний «інтернет-магазин» для бюджетних установ. Виглядає і працює він майже як звичайний онлайн-магазин: є каталог, картки товарів із фото, характеристиками й цінами. Різниця в тому, що купують тут не приватні особи, а школи, садки, лікарні, громади — за бюджетні кошти і за встановленими державою правилами.

Детальний опис

Офіційна назва Prozorro Market у законодавстві — електронний каталог (скорочено — е-каталог). Це систематизована база актуальних пропозицій товарів від постачальників, які пройшли перевірку (кваліфікацію).

Ключова ідея така. У «класичних» торгах замовник сам описує, що йому потрібно, готує тендерну документацію, чекає на пропозиції, розглядає їх, відповідає на запитання і скарги. Це тижні роботи. В електронному каталозі більшу частину цієї роботи вже зроблено за замовника:

• товари в каталозі описані за уніфікованими характеристиками (так званими профілями);
• постачальники вже перевірені адміністраторами каталогу — центральними закупівельними організаціями (ЦЗО);
• постачальники вже дали гарантії щодо походження товару, якості та дозвільних документів;
• сам процес вибору переможця відбувається автоматично — перемагає найнижча ціна.

Замовникові залишається: знайти потрібний товар, оголосити запит, дочекатися пропозицій і укласти договір. У середньому весь шлях від оголошення до договору займає близько 8–9 календарних днів — проти кількох тижнів у відкритих торгах.

Каталог адмініструють три центральні закупівельні організації (ЦЗО), кожна відповідає за свій блок товарів:

Приклад

Школі потрібно 60 учнівських стільців. Директор доручає уповноваженій особі провести закупівлю. Замість того щоб писати тендерну документацію на 30 сторінок, уповноважена особа заходить на Prozorro Market, знаходить профіль «Стілець учнівський регульований за висотою», бачить десятки пропозицій від кваліфікованих постачальників, оголошує запит ціни пропозицій — і за тиждень має договір із переможцем, який запропонував найнижчу ціну.

Типові помилки

• Плутати Prozorro Market із «сайтом, де можна просто подивитися ціни». Це повноцінний закупівельний інструмент: закупівля через каталог має юридичну силу і оприлюднюється в електронній системі так само, як інші закупівлі.
• Вважати, що каталог — «тільки для дрібних покупок». Через е-каталог проходять закупівлі і на сотні тисяч, і на мільйони гривень (наприклад, комплектація шкіл за субвенцією НУШ).

💡 Практична порада

Перш ніж планувати будь-яку закупівлю товарів, витратьте 15 хвилин і перевірте, чи є потрібна категорія в Prozorro Market. Якщо є — ви, найімовірніше, заощадите кілька тижнів роботи порівняно з відкритими торгами.

Коротко: Prozorro Market — це спосіб купити стандартні товари швидко, законно і з мінімумом паперової роботи, бо перевірку постачальників і опис товарів уже зробили за вас.

2. Чим Prozorro Market відрізняється від «звичайного» Prozorro

Коротке пояснення

Prozorro — це вся електронна система публічних закупівель (у ній проводять відкриті торги, публікують договори, звіти). Prozorro Market — окремий інструмент усередині цієї системи, побудований за принципом каталогу готових товарів. Порівняння просте: Prozorro — це «організувати конкурс», Prozorro Market — «вибрати з полиці магазину».

Детальний опис і порівняльна таблиця

Головний компроміс: у каталозі ви виграєте у швидкості та простоті, але поступаєтеся в гнучкості. Якщо вам потрібен товар із нетиповими характеристиками, яких немає в жодному профілі каталогу, — дорога веде на відкриті торги.

Приклад

• Лікарні потрібно 20 стандартних медичних кушеток — це типовий товар, він є в каталозі. Вибір очевидний: Prozorro Market.
• Тій самій лікарні потрібно комплексне оснащення нової операційної з монтажем, пусконалагодженням і навчанням персоналу — це вже не «товар з полиці». Вибір: відкриті торги з детальною специфікацією.

Типові помилки

• Проводити відкриті торги на прості серійні товари, які є в каталозі, — втрата часу і зайвий ризик оскаржень.
• Навпаки — намагатися «запхати» в закупівлю через каталог складний комплексний проєкт, розбиваючи його на десятки позицій. Втрачається цілісність поставки, з'являються різні постачальники з різними строками.

💡 Практична порада

Правило вибору «за 10 секунд»: якщо товар можна описати одним реченням і він серійно продається — шукайте його в каталозі. Якщо для опису потреби вам потрібна таблиця на сторінку — готуйте відкриті торги.

Коротко: Prozorro — це вся система закупівель, Prozorro Market — її «швидка смуга» для стандартних товарів: менше паперів, менше ризиків, більше швидкості, але тільки в межах наявних категорій каталогу.

3. Законодавча база

Коротке пояснення

Роботу Prozorro Market регулюють три «поверхи» документів: закон (загальні правила закупівель), постанова про особливості воєнного стану (тимчасові правила, зокрема пороги) і спеціальний порядок роботи самого е-каталогу.

Детальний опис

Станом на липень 2026 року діють:

Що важливо знати про новий закон уже зараз (не для паніки, а для планування):

• «диктат найнижчої ціни» поступово скасовується: замовники зможуть враховувати нецінові критерії (якість, сервіс, строки) з вагою до 30 % у відкритих торгах;
• з'являються інструменти оцінки вартості життєвого циклу товару;
• правила роботи е-каталогу можуть бути уточнені підзаконними актами — стежте за роз'ясненнями Мінекономіки та Prozorro.

Приклад

Уповноважена особа школи у серпні 2026 року планує закупівлю парт на 250 000 грн. Її «правова навігація» така: пороги і вибір процедури — п. 10–11 Особливостей № 1178; правила самого запиту в каталозі — Порядок № 822; якщо парти купуються за субвенцією НУШ — додатково постанова № 796 (тільки через е-каталог).

Типові помилки

• Користуватися роз'ясненнями і статтями 2021–2023 років: правила е-каталогу з того часу суттєво змінилися (і продовжують змінюватися у 2026 році).
• Посилатися в документах закупівлі на скасовані чи змінені норми — це формальна підстава для зауважень під час моніторингу ДАСУ.

💡 Практична порада

Збережіть у закладках браузера три сторінки: чинну редакцію Порядку № 822 і Особливостей № 1178 на zakon.rada.gov.ua та розділ роз'яснень infobox.prozorro.org. Перед кожною закупівлею — 5 хвилин на перевірку, чи нічого не змінилося. Це найдешевша страховка від приписів.

Коротко: правила гри задають Закон № 922-VIII + Особливості № 1178 + Порядок № 822. Новий закон уже ухвалено, але повністю він запрацює з березня 2027 року — до того часу нічого «на випередження» вигадувати не треба.

4. Хто може працювати з Prozorro Market

Коротке пояснення

З каталогом працюють три групи: замовники (купують), постачальники (продають) і ЦЗО (адмініструють каталог і перевіряють постачальників). Доступ до каталогу відбувається через акредитовані електронні майданчики — ті самі, через які проводяться звичайні закупівлі.

Детальний опис

Замовники — це установи й підприємства, які підпадають під Закон «Про публічні закупівлі»: бюджетні установи (школи, садки, лікарні, адміністрації), органи місцевого самоврядування, комунальні та державні підприємства. Для роботи потрібен кабінет замовника на будь-якому акредитованому майданчику Prozorro.

Постачальники — будь-який бізнес (ТОВ, ФОП, інші форми), який пройшов кваліфікацію у відповідній категорії каталогу: подав заявку з документами через майданчик, підтвердив досвід аналогічних поставок, надав гарантії щодо товару. Розгляд заявки — до 10 робочих днів, кваліфікація безкоштовна.

ЦЗО (центральні закупівельні організації) — державні структури, які формують каталог: створюють категорії і профілі товарів, перевіряють постачальників і їхні товари, модерують картки, відхиляють недостовірні пропозиції.

Технічна точка входу для всіх — акредитовані електронні майданчики (їх перелік є на сайті Prozorro). Функціонал каталогу однаковий, бо всі майданчики працюють з єдиною центральною базою даних.

Приклад

Дитячий садок (замовник) працює через свій звичний майданчик — той самий, де публікує звіти про договори. Виробник меблів (постачальник) зареєструвався на іншому майданчику. Це не має значення: запит садка побачать усі кваліфіковані постачальники категорії незалежно від майданчика.

Типові помилки

• Постачальники іноді думають, що «потрапити в каталог» можна, просто зареєструвавшись на майданчику. Ні: реєстрація — це лише кабінет; продавати можна тільки після проходження кваліфікації в конкретній категорії.
• Замовники іноді шукають «окремий сайт Prozorro Market для реєстрації». Окремої реєстрації не існує — використовується наявний кабінет замовника на майданчику.

💡 Практична порада

Якщо ви замовник і у вашій установі вже є кабінет для публікації звітів про договори — у вас уже є все необхідне для роботи з Prozorro Market. Попросіть свій майданчик показати, де в кабінеті розділ е-каталогу, — це один дзвінок у службу підтримки.

Коротко: працювати з Prozorro Market можуть усі замовники за Законом і будь-який бізнес, що пройшов кваліфікацію. Вхід — через звичайний кабінет на акредитованому майданчику.

5. Хто може купувати

Коротке пояснення

Купувати через Prozorro Market можуть усі, хто є «замовником» у розумінні закону про закупівлі. Для одних це право, для інших (у певних ситуаціях) — обов'язок.

Детальний опис

Купувати через каталог можуть:

• заклади освіти: школи, ліцеї, гімназії, дитячі садки, коледжі, професійно-технічні заклади, університети (державні та комунальні);
• заклади охорони здоров'я: лікарні, амбулаторії, центри ПМСД, диспансери;
• органи влади та самоврядування: сільські, селищні, міські ради та їхні виконавчі органи, обласні й районні адміністрації, військові адміністрації;
• комунальні підприємства (водоканали, тепломережі, благоустрій тощо);
• державні підприємства та установи;
• управління/відділи освіти й охорони здоров'я, які проводять централізовані закупівлі для своїх мереж.

Коли купівля через каталог стає фактично обов'язковим сценарієм:

1. Товари вартістю від 100 000 грн: замовник зобов'язаний або провести відкриті торги, або придбати товар через е-каталог (п. 10–11 Особливостей № 1178). Тобто для стандартних товарів каталог — законна альтернатива торгам.
2. Освітня субвенція (зокрема НУШ): товари за кошти субвенції вартістю від 100 000 грн купуються виключно через е-каталог (постанова № 796). Це стосується, наприклад, парт, стільців і меблів для початкової школи.
3. Окремі субвенційні програми (наприклад, оснащення кабінетів «Захист України» за наказом МОН) — так само через каталог.

Для закупівель до 100 000 грн використання каталогу — добровільне: можна укласти прямий договір, а можна скористатися каталогом заради конкуренції та нижчої ціни.

Приватні навчальні та медичні заклади за загальним правилом не є замовниками в розумінні закону і можуть купувати як завгодно. Виняток — якщо вони проводять закупівлю за бюджетні кошти на умовах, що підпадають під закон (тоді діють ті самі правила).

Приклад

Управління освіти громади отримало субвенцію НУШ на 1,2 млн грн для трьох шкіл. Правильний шлях один: закупівля парт, стільців та іншого обладнання — через Prozorro Market (це пряма вимога умов використання субвенції). Спроба провести відкриті торги «бо так звичніше» — ризик того, що казначейство не пропустить платіж, а використання субвенції визнають нецільовим.

Типові помилки

• Незнання «субвенційного» правила: заклад проводить торги там, де мала бути виключно закупівля через каталог.
• Штучний поділ закупівлі на частини до 100 000 грн, щоб укладати прямі договори. Це класичне порушення, яке легко виявляється моніторингом (однакові товари, один постачальник, короткий проміжок часу).

💡 Практична порада

Плануючи річні закупівлі, одразу позначайте в річному плані позиції, які купуватимете через каталог. Це дисциплінує і знімає питання «а якою процедурою?» в момент, коли кошти вже треба терміново освоювати.

Коротко: купувати може будь-який замовник; для сум від 100 тис. грн каталог — законна альтернатива торгам, а для субвенційних коштів на освіту — єдиний дозволений шлях.

6. Хто продає в Prozorro Market

Коротке пояснення

Продають у каталозі не «випадкові продавці з інтернету», а постачальники, які пройшли перевірку ЦЗО: підтвердили досвід реальних поставок, чисту репутацію керівника і дали юридично значущі гарантії щодо товару.

Детальний опис

Щоб потрапити в каталог, постачальник проходить кваліфікацію в кожній категорії окремо. Типові вимоги (на прикладі категорій ДУ «Професійні закупівлі», редакція вимог від 05.11.2025):

1. Досвід: щонайменше один виконаний договір на аналогічний товар. Підтверджується або посиланням на закупівлю в Prozorro зі «Звітом про виконання договору», або пакетом документів (договір + видаткові накладні + банківські виписки про повну оплату).
2. Несудимість керівника: повний витяг про несудимість, виданий не раніше ніж за 30 календарних днів до подання.
3. Гарантії: підтвердження, що товар не походить з рф, білорусі чи ірану; відповідає нормам і стандартам; постачальник має необхідні дозвільні документи.
4. Підпис КЕП керівника на заявці.

У медичних категоріях (адмініструє МЗУ) вимоги ширші: додатково документи платника податків, витяг з ЄДР, наказ про призначення керівника, довідка з реєстру НАЗК, а досвід підтверджується або 10 видатковими накладними з банківськими виписками за 3 роки, або 3 закупівлями в Prozorro зі звітами про виконання.

Заявку розглядають до 10 робочих днів. Відхилення не є «вироком» — постачальник може виправити недоліки й подати заявку повторно без обмежень. Кваліфікація безкоштовна; комісію (відсоток від пропозиції, за чинною з 07.06.2026 моделлю — 2 % + ПДВ з обмеженням суми) сплачує лише переможець конкретного запиту.

Після кваліфікації постачальник додає товари: кожна картка прив'язується до профілю категорії, проходить модерацію ЦЗО (перевіряють відповідність характеристик, фото, комплектності опису) і лише після схвалення з'являється в каталозі.

Приклад

Виробник шкільних меблів подає заявку в категорію «Шкільні меблі»: посилання на виконаний договір із ЗДО (у Prozorro є звіт про виконання), свіжий витяг про несудимість директора, підписує заявку КЕП. Через тиждень — кваліфіковано. Далі він завантажує картки товарів; частину карток ЦЗО повертає на доопрацювання, бо характеристики не збігаються з фото (наприклад, у картці вказано полицю, якої на фото немає). Після виправлення картки публікуються.

Типові помилки (з реальної практики постачальників)

• Копіювання характеристик товару «в еталонного конкурента» без звірки з власним фото — ЦЗО відхиляє картку саме через розбіжність характеристик і зображення.
• Заповнення лише обов'язкових полів картки: ЦЗО вимагає заповнювати всі поля характеристик (кількість шухляд, розеток, наявність регульованих опор тощо).
• Витяг про несудимість «про запас», узятий понад 30 днів тому.

💡 Практична порада (для замовників)

Розуміння того, як перевіряють постачальників, — ваш аргумент у розмові з керівництвом: «постачальник із каталогу» за замовчуванням надійніший за випадкового переможця допорогової закупівлі, бо його досвід і репутацію вже перевірила ЦЗО, а гарантії щодо товару він дав письмово.

Коротко: продають у Market лише кваліфіковані постачальники; перевірку робить ЦЗО до допуску, а кожна картка товару додатково проходить модерацію.

7. Каталоги: як влаштований Prozorro Market усередині

Коротке пояснення

Каталог побудований як «матрьошка»: каталог → категорії → профілі → товари. Розуміння цієї ієрархії — половина успіху в пошуку потрібного товару.

Детальний опис

Схема будови каталогу:

Ключові поняття:

• Категорія — великий розділ, прив'язаний до коду класифікатора ДК 021:2015 (CPV). Приклад: «Шкільні меблі» = 39160000-1. Саме на рівні категорії кваліфікуються постачальники.
• Профіль — уніфікований «шаблон» конкретного виду товару з фіксованим набором характеристик. Приклад: «Стіл учнівський двомісний, регульований за висотою, зростова група 3–5». Замовник купує саме профіль — тобто набір характеристик, а не конкретну модель конкретного бренду.
• Товар (картка) — конкретна пропозиція постачальника, прив'язана до профілю: модель, бренд, фото, ціна.

Це найважливіша ідея каталогу: замовник обирає характеристики, а не бренд. Тому в одному запиті конкурують різні виробники з товарами, що відповідають одному профілю.

Приклад

У категорії «Шкільні меблі» близько сотні профілів: столи учнівські одномісні та двомісні за зростовими групами, стільці Т-подібні, лабораторні столи з HPL-стільницею, меблі для їдалень, дитсадкові столики й ліжка. Замовник, якому потрібні парти для 3-го класу, обирає профіль столів відповідної зростової групи — і його запит автоматично побачать усі постачальники, чиї товари прив'язані до цього профілю.

Типові помилки

• Шукати в каталозі «конкретну модель конкретного виробника». Каталог так не працює: ви отримаєте той товар у межах профілю, який запропонують за найнижчою ціною.
• Обирати профіль «навмання», не читаючи характеристик. Профілі бувають схожі (наприклад, столи різних зростових груп), а поставлять вам саме те, що в профілі.

💡 Практична порада

Якщо ви не знайшли «свій» товар — не зупиняйтеся на пошуку по назві. Відкрийте повний перелік профілів категорії та перегляньте його очима. Назви профілів формалізовані й не завжди збігаються з побутовими («стіл учнівський» замість «парта»).

Коротко: каталог = категорії (за кодами ДК 021:2015) → профілі (уніфіковані характеристики) → товари постачальників. Обираючи профіль, ви фактично затверджуєте специфікацію майбутньої поставки.

8. Категорії товарів

Коротке пояснення

Категорії — це «полиці» каталогу. Кожна прив'язана до коду національного класифікатора ДК 021:2015 (CPV). Знання свого коду допомагає швидко знайти потрібну полицю.

Детальний опис

Категорії, найактуальніші для закладів освіти, медицини та громад (станом на липень 2026 року; перелік розширюється):

Важливі нюанси:

• Категорія ≠ код закупівлі один в один. Наприклад, окремої категорії «меблі для дитячого садка» не існує — дитсадкові меблі (код 39161000-8) входять до категорії «Шкільні меблі», бо кваліфікація й категоризація йдуть за класом (першими чотирма знаками коду — 3916).
• Крім товарних, є харчові категорії, категорії пального, ліків тощо — їх адмініструють відповідні ЦЗО, і правила щодо них можуть змінюватися окремо (саме продуктів харчування стосуються зміни з 01.09.2026 за постановою № 957).
• Категорії живі: ЦЗО створюють нові й переробляють наявні (наприклад, у 2026 році для шкільного напряму з'явилася окрема категорія витяжних шаф для кабінетів хімії).

Приклад

Завгосп шукає металеві стелажі для архіву. Інтуїтивно він іде в «Шкільні меблі» — і не знаходить. Правильна відповідь: металеві стелажі та шафи живуть у категорії «Меблі та приспособи різні» (39150000-8). Один погляд у таблицю кодів заощадив би пів години пошуку.

Типові помилки

• Шукати товар не в тій категорії та робити висновок «у каталозі цього немає».
• Плутати код конкретного товару (наприклад, 39161000-8 — меблі для дитсадка) з кодом категорії каталогу (39160000-1 — шкільні меблі). Для запиту важлива категорія і профіль, а код ДК в оголошенні закупівлі зазначається за загальними правилами — за четвертою цифрою класифікатора.

💡 Практична порада

Тримайте під рукою «шпаргалку» кодів за своїм профілем діяльності (для школи: 3916 — меблі й навчальне обладнання, 3911/3912 — стільці і столи загального призначення, 3919/3971 — госптовари, 30xx — техніка). Це прискорює і пошук у каталозі, і планування.

Коротко: категорії прив'язані до кодів ДК 021:2015 і закріплені за трьома ЦЗО. Меблі та обладнання для освіти зосереджені в категорії 39160000-1, медичні меблі — у 33192000-2.

9. Пошук товарів

Коротке пояснення

Знайти товар у каталозі можна трьома способами: пошуковим рядком, через дерево категорій і через перелік профілів. Найнадійніший шлях — через профілі.

Детальний опис

Спосіб 1 — пошуковий рядок. Швидкий, але чутливий до формулювань: каталог оперує формальними назвами. «Парта» може не знайтися, а «стіл учнівський» — знайдеться.

Спосіб 2 — дерево категорій. Заходите в категорію, переглядаєте підрозділи і профілі. Довше, зате бачите всю «полицю» цілком — часто це підказує кращі варіанти, про які ви не подумали.

Спосіб 3 — перелік профілів категорії. Для системної роботи — найкращий: ви бачите повний список уніфікованих описів і одразу розумієте, з чого реально можна обирати.

Покроковий алгоритм пошуку для замовника:

1. Визначте, що саме потрібно, у термінах характеристик (не «парти», а «столи учнівські одномісні, зростова група 4–6, регульовані»).
2. Знайдіть категорію за таблицею кодів (розділ 8).
3. Відкрийте перелік профілів категорії та знайдіть профіль, характеристики якого відповідають потребі.
4. Перегляньте товари в профілі: скільки постачальників, який діапазон цін, які фото.
5. Якщо профіль підходить — переходьте до оголошення запиту (розділ 15).
6. Якщо точного профілю немає — перевірте сусідні профілі або зверніться до ЦЗО з пропозицією створити профіль (таке право у замовника є), або плануйте відкриті торги.

Приклад

Керівниця садка шукає ліжечка. Пошук «ліжко дитяче» дає кілька профілів: одноярусні, двоярусні, з різних матеріалів. Замість того щоб брати перший-ліпший, вона відкриває всі профілі, порівнює характеристики (матеріал, розмір спального місця 1400×600, наявність бортика) і обирає той, що відповідає віковій групі та санітарним вимогам. Її запит побачать лише постачальники з відповідними ліжечками.

Типові помилки

• Пошук лише «побутовими» словами і висновок «цього немає». Формальні назви профілів інші.
• Вибір профілю тільки за назвою, без відкриття характеристик.
• Ігнорування кількості постачальників у профілі: якщо їх один-два, конкуренції в запиті майже не буде — можливо, поруч є аналогічний профіль із десятком постачальників.

💡 Практична порада

Перед оголошенням запиту випишіть із профілю 3–5 ключових характеристик і покажіть їх майбутньому користувачеві товару (вчителю, медсестрі, вихователю). Дві хвилини розмови економлять місяці користування «не тим» товаром.

Коротко: шукайте через категорію → перелік профілів → характеристики. Пошуковий рядок — лише для швидкої розвідки.

10. Фільтри

Коротке пояснення

Фільтри допомагають звузити великий каталог до кількох релевантних позицій: за категорією, характеристиками профілю, ціною, брендом чи постачальником.

Детальний опис

Типові фільтри, доступні під час перегляду каталогу:

Важливо розуміти призначення фільтрів правильно. Фільтр за брендом — це аналітичний інструмент: подивитися, хто присутній на ринку, які ціни у різних виробників. Але сама закупівля все одно відбудеться за профілем: обмежити коло учасників «тільки брендом Х» замовник не може — це суперечило б принципу недискримінації.

Фільтр за ціною — корисний для планування очікуваної вартості: відфільтрувавши товари профілю, ви бачите реальний діапазон ринкових цін і можете обґрунтовано закласти бюджет (а не «зі стелі»).

Приклад

Бухгалтерка лікарні готує бюджетний запит на 15 кушеток. Вона відкриває профіль медичних кушеток, дивиться діапазон цін пропозицій — від 4 200 до 7 800 грн. Закладає в кошторис середню вартість із невеликим запасом і додає примітку: «очікувана вартість підтверджена цінами е-каталогу станом на [дата], скриншоти додаються». Це сильне обґрунтування для будь-якої перевірки.

Типові помилки

• Використовувати фільтр бренду для «вибору» конкретного виробника і потім дивуватися, що поставили інший бренд: у запиті перемагає найнижча ціна в межах профілю.
• Орієнтуватися на найнижчу ціну каталогу під час планування бюджету: у момент запиту вона може зрости (пропозиції оновлюються).

💡 Практична порада

Робіть скриншоти результатів фільтрації з датою, коли обґрунтовуєте очікувану вартість. Це «дешевий» доказ ринковості ціни, який дуже добре виглядає в матеріалах закупівлі під час моніторингу.

Коротко: фільтруйте за характеристиками і ціною, аналізуйте ринок за брендами, але пам'ятайте: купується профіль, а переможця визначає ціна.

11. Як знайти найкращу пропозицію

Коротке пояснення

«Найкраща пропозиція» в Prozorro Market — це не просто найнижча ціна на екрані. Це правильний профіль + реалістична ціна + прийнятні умови поставки. Ціну конкуренція знизить сама; ваша робота — правильно все налаштувати.

Детальний опис

Алгоритм пошуку найкращої пропозиції:

КРОК 1. Правильний профіль
   └─ характеристики відповідають реальній потребі
      (зростова група, розміри, матеріал, комплектація)

КРОК 2. Аналіз ринку в профілі
   ├─ скільки постачальників? (більше = сильніша конкуренція)
   ├─ який діапазон цін?
   └─ чи є «підозріло дешеві» пропозиції? (перевірити комплектацію)

КРОК 3. Умови запиту
   ├─ реалістичний строк поставки (див. нижче)
   ├─ місце поставки і хто розвантажує
   ├─ умови оплати (після поставки; строк)
   └─ гарантійні вимоги

КРОК 4. Оголошення запиту → конкуренція знижує ціну

КРОК 5. Перевірка переможця і товару перед договором

Найнедооціненіший чинник — строк поставки. Меблі, обладнання, техніка часто виготовляються під замовлення: реальні строки виробництва у виробників — 2–5 тижнів. Якщо ви поставите в запиті «поставка за 5 днів», станеться одне з двох: або серйозні постачальники просто не візьмуть участі (менше конкуренції — вища ціна), або переможе той, хто пообіцяє нереальне і потім зірве строки.

Друге — комплектність опису умов. Усе, що вам важливо (занесення на поверх, збирання, вивіз упаковки, гарантія), має бути зазначено в умовах запиту. Чого немає в умовах — того ви не маєте права вимагати потім.

Приклад

Школа оголошує запит на 30 одномісних регульованих столів зі строком поставки 10 календарних днів. Приходить одна пропозиція з ціною на 15 % вище середньої по каталогу. Уповноважена особа скасовує запит, ставить строк 30 календарних днів — у новому запиті вже 5 учасників, і фінальна ціна на 18 % нижча за початкову. Той самий товар, та сама школа — різниця тільки в реалістичності умов.

Типові помилки

• Нереальні строки поставки → менше учасників → дорожче.
• Гонитва за найнижчою ціною без звірки комплектації (наприклад, стіл без стільця у «підозріло дешевій» позиції, каркас без полиці тощо).
• Відсутність у запиті вимог щодо збирання/занесення — а потім суперечки на прийманні.

💡 Практична порада

Перед оголошенням запиту подивіться на свій запит очима постачальника: чи взялися б ви за цю поставку на цих умовах? Якщо умови виглядають жорсткими навіть для вас — конкуренції не буде.

Коротко: правильний профіль, ринковий аналіз, реалістичні строки і повні умови — і найкраща пропозиція знайде вас сама.

12. Як перевіряти постачальника

Коротке пояснення

Базову перевірку постачальника вже зробила ЦЗО. Але 10 хвилин власної перевірки перед укладенням договору — це хороша практика, яка страхує від прикрих несподіванок.

Детальний опис

Що вже перевірено ЦЗО (вам перевіряти не треба):

• досвід виконання аналогічних договорів;
• несудимість керівника;
• відсутність у санкційних списках і гарантії щодо походження товару;
• реєстраційні дані бізнесу.

Що варто перевірити самостійно (чек-ліст на 10 хвилин):

Окремо про дзвінок постачальнику: це нормальна і корисна практика. Уточніть реальний строк виготовлення, умови доставки у ваш населений пункт, хто розвантажує та збирає. Постачальник, який охоче і предметно відповідає, — хороший знак.

Приклад

Амбулаторія перед підписанням договору на меблі перевірила переможця запиту: у Prozorro — 40+ договорів зі школами й лікарнями, розірваних немає; у реєстрі судових рішень — чисто. Дзвінок підтвердив: товар на виробництві, строк — 3 тижні, доставка своя. Договір підписано з упевненістю.

Типові помилки

• Не перевіряти нічого («ЦЗО ж перевірила») — і зіткнутися, наприклад, із поодиноким постачальником, який фізично не встигає виготовити партію.
• Навпаки: вимагати від переможця запиту документи, не передбачені правилами каталогу. Постачальник у Market не зобов'язаний повторно доводити те, що вже підтвердив під час кваліфікації.

💡 Практична порада

Заведіть простий файл «Постачальники» і фіксуйте досвід: хто, що, коли поставив, як пройшло приймання. Через рік це буде найцінніша база знань вашої установи.

Коротко: довіряйте кваліфікації ЦЗО, але витратьте 10 хвилин на історію постачальника в Prozorro, реєстри та один телефонний дзвінок.

13. Як оформити закупівлю: загальна схема

Коротке пояснення

Закупівля через Prozorro Market складається з п'яти кроків: план → вибір товару → запит (або пряме замовлення) → договір → оприлюднення і приймання. Розглянемо шлях цілком, а два наступні розділи — детально про кожен механізм.

Детальний опис

Повний маршрут замовника:

1. РІЧНИЙ ПЛАН
   Закупівля вноситься до річного плану в електронній системі
   (оприлюднити протягом 5 робочих днів після затвердження).
        │
2. ВИБІР ТОВАРУ В КАТАЛОЗІ
   Категорія → профіль → перевірка характеристик і ринку цін.
        │
3. ЗАКУПІВЛЯ (один із двох механізмів)
   ├─ а) ПРЯМЕ ЗАМОВЛЕННЯ (без конкуренції) — для менших сум
   └─ б) ЗАПИТ ЦІНИ ПРОПОЗИЦІЙ (міні-конкуренція) — основний механізм
        │
4. ДОГОВІР
   Укласти з переможцем не пізніше 10 календарних днів
   від підтвердження наміру.
        │
5. ОПРИЛЮДНЕННЯ І ВИКОНАННЯ
   Договір оприлюднюється (до 3 робочих днів після укладення);
   поставка → приймання → оплата → звіт про виконання.

Що потрібно мати до старту:

• затверджений річний план із відповідною позицією (код ДК за четвертою цифрою, очікувана вартість);
• підтверджене фінансування (кошторис/фінплан);
• уповноважену особу з КЕП і доступом до кабінету на майданчику;
• узгоджену з користувачами потребу (кількість, характеристики, куди і коли постачати).

Приклад

Ліцей планує оновити стільці в трьох кабінетах (90 шт., орієнтовно 180 000 грн). Маршрут: позиція в річному плані (код 3911, очікувана вартість за аналізом цін каталогу) → профіль «Стілець учнівський регульований» → запит ціни пропозицій зі строком поставки 30 днів → договір із переможцем → поставка до початку навчального року → звіт про виконання.

Типові помилки

• Старт закупівлі без позиції в річному плані. Формально це блокує процедуру, а «заднім числом» правити план — порушення.
• Пропуск строку укладення договору (10 календарних днів від підтвердження наміру) через відпустку керівника чи погодження «по колу».

💡 Практична порада

Плануйте закупівлю так, щоб між договором і потрібною датою поставки лишався запас щонайменше 2 тижні понад заявлений строк поставки. Виробництво, логістика і форс-мажори існують незалежно від наших дедлайнів.

Коротко: оформлення закупівлі — це 5 кроків від річного плану до звіту про виконання; сама «магія» каталогу відбувається на кроці 3, і про неї — далі.

14. Пряме замовлення (закупівля без конкуренції)

Коротке пояснення

Пряме замовлення — це купівля конкретного товару в конкретного постачальника з каталогу без проведення запиту: як «додати в кошик» у звичайному інтернет-магазині. Доступне для закупівель невеликої вартості — там, де закон дозволяє укладати прямий договір.

Детальний опис

Логіка така: якщо вартість закупівлі до 100 000 грн, замовник за загальним правилом має право укласти прямий договір із будь-ким (зі звітом про договір у системі). Prozorro Market дає цивілізовану альтернативу «прямому договору з випадковим продавцем»: обрати товар у каталозі, де постачальник уже перевірений, ціна публічна, а характеристики зафіксовані профілем.

Переваги прямого замовлення через каталог проти «звичайного» прямого договору:

Порядок дій: знайти товар → сформувати замовлення в кабінеті → постачальник підтверджує → укладається договір → звіт у системі. Строків конкуренції немає, тому це найшвидший спосіб: реально вкластися в кілька днів.

Приклад

Садку потрібно терміново замінити 2 столи і 8 стільців в одній групі (разом ~15 000 грн). Замість збору трьох комерційних пропозицій і пошуку продавця — пряме замовлення в каталозі: товар обрано за 20 хвилин, договір за два дні, документи бездоганні для будь-якої перевірки.

Типові помилки

• Дроблення великої потреби на серію прямих замовлень до 100 тис. грн — найчастіше порушення, яке легко виявляється.
• Використання прямого замовлення для субвенційних коштів там, де правила субвенції вимагають конкурентної закупівлі через каталог.

💡 Практична порада

Використовуйте пряме замовлення для дрібних, термінових і разових потреб. Для всього планового і великого — запит ціни пропозицій: конкуренція майже завжди дає кращу ціну, ніж перша ціна каталогу.

Коротко: пряме замовлення — «кошик» для допорогових закупівель із перевіреним постачальником і публічною ціною; швидко, зручно, але без дроблення великих потреб.

15. Запит ціни пропозицій (ЗЦП): основний механізм

Коротке пояснення

Запит ціни пропозицій — це міні-аукціон серед постачальників обраного профілю: ви оголошуєте, що і на яких умовах купуєте, постачальники пропонують ціни, система автоматично визначає переможцем найдешевшу пропозицію.

Детальний опис — покрокова інструкція

Крок 1. Підготовка. Позиція в річному плані; обраний профіль; проаналізований ринок (розділи 9–11).

Крок 2. Створення запиту в кабінеті. Заповнюєте обов'язкові поля:

• назва і кількість товару (профіль);
• місце поставки;
• строк поставки (реалістичний!);
• умови оплати (для бюджетників типово — після поставки, з відстрочкою до 30 днів);
• кінцевий строк подання пропозицій — не менше 2 робочих днів;
• за потреби — додаткові умови (збирання, занесення, гарантія).

Крок 3. Період подання пропозицій. Усі кваліфіковані постачальники профілю отримують сповіщення. Кожен подає лише цінову пропозицію — жодних документів. Постачальники бачать поточну найкращу ціну і можуть її «перебивати» (у цьому і є ефект міні-аукціону).

Крок 4. Автоматичне визначення переможця. Після дедлайну система сама визначає переможця — пропозицію з найнижчою ціною. Замовник не проводить «розгляд» і не може відхилити переможця на власний розсуд — у цьому сила механізму (нема суб'єктивних рішень) і його дисципліна (обирайте профіль уважно ДО запиту).

Крок 5. Підтвердження і договір. Переможець підтверджує намір укласти договір. Далі — укладення договору не пізніше 10 календарних днів від підтвердження. Якщо переможець намір не підтвердив — черга переходить до наступної за ціною пропозиції.

Крок 6. Оприлюднення. Договір оприлюднюється в системі не пізніше 3 робочих днів після укладення. Після виконання — звіт про виконання договору.

Загальна тривалість циклу на практиці — у середньому 8–9 календарних днів від оголошення до договору.

Що робити, якщо пропозицій немає? Запит не відбувся. Проаналізуйте причини (найчастіше — нереальні строки чи «порожній» профіль з одним постачальником), скоригуйте умови і оголосіть запит повторно. Це нормальна робоча ситуація, а не катастрофа.

Якщо пропозиція одна? Вона і перемагає — за умови відповідності умовам запиту. Одна пропозиція не робить закупівлю недійсною.

Приклад

Управління освіти купує 120 комплектів парт для двох шкіл (~460 000 грн, субвенція НУШ). Запит: профіль одномісних регульованих комплектів, поставка 35 календарних днів двома адресами, оплата після поставки. Подання — 4 робочі дні. Учасників — 7, ціна за період подання знизилася на 12 % від стартової. Переможець підтвердив намір наступного дня, договір укладено за тиждень. Разом від оголошення до договору — 12 днів.

Типові помилки

• Мінімальний строк подання «2 робочі дні» для великих партій: постачальникам треба час порахувати логістику — дайте 3–5 днів, отримаєте більше учасників.
• Розпливчасті умови поставки («доставка за домовленістю») — потім суперечки.
• Спроба «передумати» після визначення переможця без законних підстав.

💡 Практична порада

Перед публікацією дайте прочитати умови запиту колезі, який не був у процесі. Якщо в нього виникають запитання «а хто розвантажує?», «а куди саме везти?» — ці ж питання виникнуть у постачальників, тільки коштуватимуть вам учасників.

Коротко: запит ціни пропозицій = оголосили умови (мін. 2 робочі дні на подання) → постачальники позмагалися ціною → система визначила переможця → договір за 10 днів → оприлюднення за 3 дні.

16. Пороги закупівель

Коротке пояснення

Поріг — це сума, від якої змінюються ваші обов'язки. Головні цифри для товарів: 50 тисяч (з'являється звітність у системі) і 100 тисяч (обов'язкова конкурентна процедура — торги або каталог).

Детальний опис

Вартісні межі для закупівлі товарів і послуг (період воєнного стану, Особливості № 1178, станом на липень 2026):

Для послуг з поточного ремонту конкурентний поріг інший — від 200 000 грн; для робіт — від 1,5 млн грн (але це вже поза темою каталогу, який працює з товарами).

Ключові правила поводження з порогами:

1. Поріг рахується від очікуваної вартості предмета закупівлі на рік, а не від суми одного договору.
2. Предмет закупівлі визначається за четвертою цифрою коду ДК 021:2015. Усі «столи, серванти, шафи» (3912) — один предмет; не можна купити столів на 60 тис. і шаф на 70 тис. двома прямими договорами, якщо це один код.
3. Дроблення закупівлі, щоб «пірнути під поріг», — порушення з персональною відповідальністю уповноваженої особи (штрафи за ст. 164-14 КУпАП).

Приклад

Річна потреба ліцею за кодом 3916 (шкільні меблі): парти на 300 тис., шафи на 80 тис., дошки на 40 тис. Разом — 420 тис. грн за одним класом коду? Ні: парти і шафи-дошки можуть мати різні четверті цифри — треба розписати потребу за кодами. Але якщо все лягає в 3916 — конкурентні процедури обов'язкові, і найзручніша з них — запит у каталозі (можна кількома запитами за видами товару, це не дроблення, бо процедура конкурентна).

Типові помилки

• Рахувати поріг «від договору», а не від річної потреби за предметом.
• «Дроблення» під 100 тисяч серією прямих договорів.
• Забувати, що для субвенційних коштів правила жорсткіші за загальні.

💡 Практична порада

Раз на рік, під час бюджетування, складіть таблицю: код ДК (4 цифри) → орієнтовна річна сума → процедура. Ця таблиця на одну сторінку зніме 90 % питань «а як нам це купити?» протягом року.

Коротко: до 50 тис. — вільно; 50–100 тис. — прямий договір зі звітом; від 100 тис. — торги або Prozorro Market; субвенція НУШ від 100 тис. — тільки Prozorro Market.

17. Строки

Коротке пояснення

Головна перевага каталогу — швидкість. Але «швидко» не означає «миттєво»: у процедури є нормативні мінімуми, а в товару — реальні строки виробництва і доставки.

Детальний опис

Нормативні строки процедури (запит ціни пропозицій):

Реальні строки поставки (не плутати зі строками процедури!) залежать від товару. Орієнтири для меблів і обладнання: серійні позиції зі складу — 1–2 тижні; виготовлення під замовлення — 3–5 тижнів; великі партії або пікові сезони (літо для шкіл!) — до 6–8 тижнів.

Календарне планування «від зворотного» для шкільного сценарію:

Потрібно: меблі в класах до 25 серпня
   ← запас на приймання/усунення зауважень: 1 тиждень → поставка до 18.08
   ← строк поставки за договором: 35 кал. днів → договір до 14.07
   ← цикл запиту: ~10 днів → оголосити запит до 04.07
   ← підготовка (план, профіль, умови): 1 тиждень → почати до 27.06

Приклад

Лікарня оголосила запит на кушетки 20 грудня зі строком поставки 10 днів — «щоб встигнути до кінця бюджетного року». Учасників не було: у виробників передноворічний пік і інвентаризації. Правильне рішення ухвалили в сусідній амбулаторії: запит у листопаді, поставка в грудні, оплата з поточного бюджету — все встигли без авралу.

Типові помилки

• Плутати швидкість процедури (днями) зі строком поставки (тижнями).
• Грудневі «закупівлі під ялинку» з нереальними строками.
• Не закладати час на приймання та можливе усунення недоліків.

💡 Практична порада

У кожній закупівлі тримайте в голові два календарі: календар процедури (ним керує система) і календар поставки (ним керує виробництво). Плануйте за довшим із них.

Коротко: мінімум 2 робочі дні на пропозиції, до 10 днів на договір, до 3 днів на оприлюднення; середній цикл — 8–9 днів. А от строк поставки ставте реалістичний — за ним і плануйте.

18. Документи

Коротке пояснення

Документів у закупівлі через каталог небагато — і це одна з головних переваг. Але ті, що є, мають бути в порядку: план, запит, договір, документи поставки і звіт.

Детальний опис

Документи замовника по етапах:

Що НЕ потрібно: тендерна документація, протоколи розгляду, вимоги до учасників, забезпечення пропозицій. Постачальник у запиті не подає жодних документів — усе перевірено на етапі кваліфікації.

Про договір. У каталозі зазвичай використовується типова форма договору. Уважно перевірте: реквізити сторін, специфікацію (відповідає профілю і кількості), ціну (дорівнює пропозиції переможця), строки, порядок приймання, гарантії, відповідальність за прострочення. Істотні умови договору не можуть відрізнятися від умов запиту.

Приклад

Бухгалтер школи формує «справу закупівлі» з шести файлів: витяг із річного плану, скриншоти цін каталогу з розрахунком очікуваної вартості, роздруківка умов запиту, договір, видаткова накладна + сертифікати відповідності, звіт про виконання. Моніторинг ДАСУ, який прийшов через пів року, закрився без жодного зауваження за один день.

Типові помилки

• Підписання видаткової накладної «наперед», до фактичного приймання товару.
• Відсутність у договорі/запиті вимог до гарантійних і супровідних документів — потім їх ні з кого вимагати.
• Незакритий звіт про виконання договору (він потрібен, зокрема, і постачальникам — це їхній доказ досвіду, тож не дивуйтеся нагадуванням).

💡 Практична порада

Створіть шаблонну папку «Закупівля через е-каталог» із 6 підпапками за таблицею вище — і копіюйте її для кожної нової закупівлі. Порядок у документах — це 15 хвилин на старті замість тижня стресу під час перевірки.

Коротко: план → обґрунтування ціни → умови запиту → договір → накладна з сертифікатами → звіт про виконання. Шість документів — і закупівля «броньована».

19. Типові помилки

Коротке пояснення

Помилки в роботі з каталогом типові й повторювані — а отже, їх можна передбачити. Ось «топ-12» за реальною практикою замовників, згрупований за етапами.

Детальний опис

На етапі планування:

1. Дроблення закупівлі під поріг 100 тис. грн серією прямих договорів. Найчастіше і найдорожче порушення (адмінвідповідальність уповноваженої особи).
2. Закупівля поза річним планом або з кодом, що не відповідає предмету.
3. Очікувана вартість «зі стелі» — без аналізу цін каталогу.

На етапі вибору товару:

1. Неправильний профіль — обрали схожий, але не той (не та зростова група, не той розмір). Поставлять рівно те, що в профілі.
2. Ігнорування характеристик — вибір за фото і назвою.
3. «Порожній» профіль — запит у профілі з одним постачальником замість сусіднього з десятьма.

На етапі запиту:

1. Нереальні строки поставки — головний убивця конкуренції.
2. Неповні умови — без місця розвантаження, збирання, гарантійних вимог.
3. Мінімальний строк подання там, де варто дати постачальникам 3–5 днів.

На етапі договору і приймання:

1. Пропущені строки укладення (10 к. дн.) чи оприлюднення (3 роб. дн.) договору.
2. Формальне приймання — накладна підписана, товар не перевірений (кількість, комплектація, відповідність профілю, документи якості).
3. Забутий звіт про виконання договору в системі.

Приклад

Класика жанру: садок купив «столики дитячі» за профілем без уточнення зростової групи. Приїхали столики для ясельної групи — формально все за профілем, фактично старшій групі вони по коліно. Претензію пред'явити нікому: постачальник виконав рівно те, що було в запиті.

💡 Практична порада

Роздрукуйте цей список і повісьте біля робочого місця уповноваженої особи. Перед кожним запитом — 60 секунд самоперевірки за дванадцятьма пунктами.

Коротко: помилки концентруються в чотирьох точках — план, профіль, умови запиту, приймання. Тримайте ці точки під контролем, і закупівля пройде рівно.

20. Як уникнути помилок

Коротке пояснення

Проти кожної типової помилки є просте правило-протиотрута. Зведемо їх у пам'ятку.

Детальний опис — пам'ятка «12 протиотрут»

Три системні звички, які закривають більшість ризиків:

1. Документуйте рішення. Кожен вибір (профіль, строк, очікувана вартість) — коротке письмове обґрунтування в справі закупівлі. Під час моніторингу «є папірець» б'є «я так вирішив» з розгромним рахунком.
2. Питайте ринок. Дзвінок двом-трьом постачальникам профілю перед запитом («чи реальний строк 30 днів на 100 парт?») — це не порушення, а грамотна підготовка.
3. Не поспішайте в грудні та серпні. Пікові місяці — джерело 80 % зірваних поставок. Усе, що можна, робіть у «низький сезон».

Приклад

Управління освіти запровадило просте правило: жоден запит не публікується без заповненого одностайного «паспорта закупівлі» (профіль + обґрунтування + строки + умови, 1 сторінка). За рік — нуль зауважень моніторингу і нуль зірваних поставок у 14 закладах мережі.

Коротко: протиотрути прості — рахувати річну потребу, читати профіль, ставити реальні строки, приймати за чек-листом і все документувати.

21. Реальні приклади

Приклад 1. Школа: 60 комплектів парт за субвенцією НУШ

Ситуація: опорна школа отримала субвенцію НУШ, потреба — 60 одномісних регульованих комплектів (стіл + стілець), орієнтовно 390 000 грн.

Дії: оскільки кошти субвенційні та сума понад 100 тис. — тільки е-каталог. Уповноважена особа знайшла профіль комплектів відповідної зростової групи (у профілі 20+ постачальників), поставила строк поставки 40 календарних днів (початок серпня), подання — 4 робочі дні.

Результат: 8 учасників, економія 14 % від очікуваної вартості, поставка 3 серпня, приймання за чек-листом виявило 2 подряпані стільниці — замінені за гарантією за тиждень.

Урок: запас часу і чек-лист приймання перетворюють навіть дрібний брак на робочий момент, а не на скандал.

Приклад 2. Дитячий садок: термінова заміна ліжечок

Ситуація: після ремонту групи терміново потрібні 25 ліжечок (~68 000 грн).

Дії: сума до 100 тис. — садок використав пряме замовлення в каталозі: обрали товар потрібного розміру (1400×600) з наявністю на складі, договір за 3 дні, поставка за 12.

Урок: для термінових допорогових потреб пряме замовлення в каталозі швидше і безпечніше за пошук «продавця по знайомству» — і ціна публічна, і постачальник перевірений.

Приклад 3. Лікарня: кушетки і помилка профілю

Ситуація: лікарня оголосила запит на 15 кушеток, обравши профіль без вимоги щодо регулювання підголівника — «бо ціни там нижчі».

Результат: привезли кушетки з суцільним ложем. Формально — все відповідає запиту; фізіотерапевтичному кабінету вони не підходять. Довелося проводити нову закупівлю.

Урок: «дешевший профіль» — не завжди ваш профіль. Характеристики звіряє той, хто працюватиме з товаром.

Приклад 4. Громада: меблі для укриттів і строк, який зірвав запит

Ситуація: громада запитувала лавки й стелажі для укриттів п'яти шкіл зі строком поставки 7 днів.

Результат: нуль пропозицій — виробники фізично не встигали. Повторний запит зі строком 25 днів зібрав 6 учасників і ціну на 11 % нижчу за закладену.

Урок: якщо на запит ніхто не прийшов — у 9 із 10 випадків справа в умовах, а не в «поганому каталозі».

Приклад 5. Погляд постачальника: чому картки відхиляють

Ситуація: постачальник шкільних меблів подав у каталог картки демонстраційних столів, скопіювавши характеристики з картки конкурента («еталона»).

Результат: ЦЗО відхилила картки: на фото товару немає полиці, яка вказана в характеристиках. Після виправлення (характеристики звірені з фото власного товару, заповнені ВСІ поля — до кількості розеток і шухляд) картки прийнято.

Урок для замовника: ЦЗО реально модерує картки і звіряє характеристики з фото — це ще один рівень захисту покупця. Але фінальна перевірка на прийманні — все одно ваша.

Коротко: реальна практика підтверджує головне правило каталогу: якість підготовки запиту = якість результату.

22. FAQ: 50 запитань і відповідей

Про суть і правила

1. Prozorro Market і електронний каталог — це одне й те саме?

Так. «Електронний каталог» — юридична назва (Порядок № 822), «Prozorro Market» — публічна назва того самого інструменту.

2. Чи законна закупівля через Prozorro Market нарівні з торгами?

Так. Для товарів від 100 тис. грн е-каталог — пряма законна альтернатива відкритим торгам (Особливості № 1178).

3. Хто адмініструє каталог?

Три ЦЗО: ДУ «Професійні закупівлі» (товари широкого вжитку), ДП «Медичні закупівлі України» (медичні товари), філія УСС (комп'ютерна техніка).

4. Чи потрібна окрема реєстрація в Prozorro Market?

Ні. Використовується кабінет замовника на будь-якому акредитованому майданчику.

5. Чи можна купувати через каталог до 100 тис. грн?

Так, добровільно — прямим замовленням або запитом. Це зручний спосіб мати перевіреного постачальника і публічну ціну.

6. Коли каталог обов'язковий?

Для товарів за освітніми субвенціями (зокрема НУШ) від 100 тис. грн — виключно каталог. Для решти товарів від 100 тис. — на вибір: торги або каталог.

7. Чи діє каталог для послуг і робіт?

Каталог — інструмент для товарів. Послуги й роботи купуються за загальними правилами.

8. Що буде з каталогом після повного введення нового закону про закупівлі?

Механізм зберігається; деталі уточнюватимуться підзаконними актами до березня 2027 року. Стежте за роз'ясненнями Мінекономіки і Prozorro.

Про пошук і вибір товару

9. Що таке профіль товару?

Уніфікований опис виду товару з фіксованим набором характеристик. Купуючи, ви обираєте саме профіль, а не бренд.

10. Чи можу я вказати конкретного виробника?

Ні. Обмеження конкуренції за брендом недопустиме. Ваш інструмент — характеристики профілю.

11. Товару немає в каталозі. Що робити?

Перевірте сусідні категорії і профілі; зверніться до ЦЗО з пропозицією створити профіль; або проводьте відкриті торги.

12. Чи можна купити кілька різних товарів одним запитом?

Запит прив'язаний до профілю. Різні товари — окремі запити (це не дроблення: процедура конкурентна).

13. Як зрозуміти, чи буде конкуренція?

Подивіться кількість постачальників і товарів у профілі до оголошення запиту.

14. Ціни в каталозі остаточні?

Ні, це стартові пропозиції. У запиті постачальники зазвичай знижують ціну, змагаючись між собою.

15. Чи можна подивитися товар «наживо» до закупівлі?

Каталог цього не передбачає, але ніхто не забороняє подивитися товар на сайті чи виставці постачальника. Пам'ятайте лише: переможця визначить ціна в межах профілю.

Про запит ціни пропозицій

16. Який мінімальний строк подання пропозицій?

Не менше 2 робочих днів. Для великих партій радимо 3–5.

17. Скільки триває вся процедура?

У середньому 8–9 календарних днів від оголошення до договору.

18. Хто визначає переможця?

Система, автоматично, за найнижчою ціною. Суб'єктивних рішень немає.

19. Чи можу я відхилити переможця, який мені «не подобається»?

Ні. Саме тому всі вимоги закладаються в профіль і умови запиту заздалегідь.

20. Прийшла лише одна пропозиція. Закупівля дійсна?

Так, одна пропозиція перемагає, якщо відповідає умовам.

21. Пропозицій немає взагалі. Що далі?

Запит не відбувся. Скоригуйте умови (найчастіше — строк поставки) і оголосіть повторно.

22. Переможець відмовився укладати договір. Що робити?

Черга переходить до наступної за ціною пропозиції. Для постачальника відмова без поважних причин має наслідки.

23. Чи можна скасувати запит?

Так, до визначення переможця — з обґрунтуванням. Зловживати не варто: це видно в системі.

24. Чи бачать постачальники ціни один одного?

Вони бачать поточну найкращу ціну — це і створює ефект міні-аукціону.

25. Чи подають постачальники документи в запиті?

Ні. Лише цінову пропозицію. Усі документи перевірені під час кваліфікації.

Про пороги і планування

26. Головний поріг для товарів?

100 000 грн: від цієї суми — тільки відкриті торги або е-каталог.

27. Від якої суми потрібен звіт про договір?

Від 50 000 грн (прямий договір оприлюднюється звітом у системі).

28. Як рахувати поріг — на договір чи на рік?

На річну потребу за предметом закупівлі (4-та цифра коду ДК 021:2015).

29. Що таке дроблення і чим воно загрожує?

Штучний поділ закупівлі, щоб уникнути конкурентної процедури. Адмінштраф уповноваженій особі + зауваження моніторингу.

30. Чи треба вносити каталожну закупівлю в річний план?

Так, як і будь-яку іншу. Зміни до плану — протягом 5 робочих днів після затвердження.

31. Як обґрунтувати очікувану вартість?

Найпростіше — цінами каталогу: скриншоти з датою + короткий розрахунок.

Про договір, оплату, приймання

32. У який строк укладається договір?

Не пізніше 10 календарних днів від підтвердження наміру переможцем.

33. Коли оприлюднити договір?

Не пізніше 3 робочих днів після укладення.

34. Чи може ціна договору відрізнятися від пропозиції переможця?

Ні, ціна і істотні умови відповідають запиту і пропозиції.

35. Чи можлива передоплата?

Для бюджетних установ — у межах загальних правил авансування (обмежені випадки). Типова схема — оплата після поставки.

36. Що перевіряти під час приймання?

Кількість, комплектацію, відповідність характеристикам профілю, цілісність, документи якості й гарантії (чек-лист — розділ 24).

37. Товар не відповідає профілю. Дії?

Не підписувати накладну; письмова претензія постачальнику з вимогою заміни. Гарантії постачальника — частина правил каталогу.

38. Чи діє гарантія на товар із каталогу?

Так, за умовами профілю/запиту/договору. Гарантійні вимоги закладайте в умови запиту.

39. Що таке звіт про виконання договору і чи він обов'язковий?

Публікація в системі про повне виконання. Так, обов'язковий; він же — доказ досвіду для постачальника в майбутньому.

40. Чи перевіряє ДАСУ закупівлі через каталог?

Так, моніторинг можливий, як і для інших закупівель. Практика показує: охайна каталожна закупівля проходить моніторинг легко.

Про постачальників (корисно знати і замовникам)

41. Як стати постачальником Prozorro Market?

Кабінет на майданчику → заявка на кваліфікацію в категорії (досвід + несудимість + гарантії, підпис КЕП) → розгляд до 10 робочих днів → додавання товарів через модерацію ЦЗО.

42. Скільки коштує участь для постачальника?

Кваліфікація безкоштовна. Комісію сплачує лише переможець запиту (з 07.06.2026 — 2 % + ПДВ від первинної пропозиції з обмеженням суми; якщо не переміг — повертається).

43. Чому картки товарів відхиляють?

Найчастіше — характеристики не відповідають фото або заповнені не всі поля. ЦЗО звіряє картку із зображенням.

44. Чи може постачальник продавати в кількох категоріях?

Так, пройшовши кваліфікацію в кожній окремо.

45. Звідки постачальник дізнається про запити?

Автоматичні сповіщення на email по своїй категорії + кабінет майданчика.

Різне

46. Чи можна купувати через каталог за благодійні/власні кошти?

Комунальні й державні установи застосовують закон до своїх закупівель незалежно від джерела; для позабюджетних коштів каталог — щонайменше зручна добра практика. У спірних випадках — консультуйтеся зі своїм ГРБК.

47. Чи працює каталог для військових адміністрацій?

Так, вони є замовниками і користуються каталогом на загальних підставах.

48. Каталог чи торги: що обрати, якщо можна і те, і те?

Стандартний серійний товар → каталог (швидше, простіше, менше ризиків). Складна специфікація, комплексна поставка, монтаж → торги.

49. Де офіційні роз'яснення?

infobox.prozorro.org (база знань), prozorro.gov.ua (портал), сторінки ЦЗО. Нормативка — zakon.rada.gov.ua.

50. З чого почати, якщо я ніколи не працював із каталогом?

Прочитайте цей посібник, зайдіть у каталог і «пройдіть шлях покупця» без реальної закупівлі: знайдіть 2–3 профілі своїх типових товарів, подивіться ціни і постачальників. Перша реальна закупівля після такого тренування займе у вас один день роботи.

23. Чек-лист перед закупівлею

Роздрукуйте і проходьте перед кожним запитом:

Планування

• Позиція є в річному плані (код ДК за 4-ю цифрою правильний)
• Річна потреба за цим предметом порахована (немає ризику дроблення)
• Фінансування підтверджене (кошторис/фінплан)
• Якщо кошти субвенційні — перевірено вимогу «виключно е-каталог»

Товар

• Профіль обрано за характеристиками, а не за назвою/фото
• Характеристики погоджені з майбутнім користувачем товару
• У профілі достатньо постачальників (конкуренція буде)
• Діапазон цін профілю відповідає бюджету (скриншоти збережені)

Умови запиту

• Строк поставки реалістичний (для меблів/обладнання — від 30 к. дн.)
• Місце поставки і розвантаження визначені
• Потреба у збиранні/занесенні зазначена
• Умови оплати сформульовані
• Гарантійні вимоги і документи якості зазначені
• Строк подання пропозицій: 2 роб. дні мінімум, для великих партій 3–5
• Умови вичитала «друга пара очей»

Календар

• Від договору до дати «товар потрібен» є запас ≥ 2 тижні понад строк поставки
• Закупівля не потрапляє в «мертві» пікові тижні без запасу часу

24. Чек-лист після закупівлі (приймання і закриття)

До приймання

• Договір укладено в строк (≤10 к. дн.) і оприлюднено (≤3 роб. дн.)
• Дата поставки підтверджена постачальником заздалегідь
• Визначено, хто приймає товар (комісійно — для великих партій)

Під час приймання

• Кількість відповідає накладній і договору
• Комплектація повна (полиці, кріплення, фурнітура — усе з опису профілю)
• Вибіркова перевірка характеристик: розміри, матеріали, регулювання
• Відсутні пошкодження (перевірити ДО вивозу упаковки)
• Отримані документи: накладна, паспорти/сертифікати/висновки, гарантійні документи
• Маркування відповідає вимогам (якщо застосовно)
• Накладна підписана ЛИШЕ після всіх перевірок

Якщо є недоліки

• Недоліки зафіксовані письмово (акт + фото)
• Претензія надіслана постачальнику з вимогою заміни/усунення
• Строк усунення контролюється

Закриття

• Оплата проведена за договором
• Звіт про виконання договору оприлюднено в системі
• «Справа закупівлі» укомплектована (план, обґрунтування, запит, договір, накладна, сертифікати, звіт)
• Досвід постачальника занотовано у внутрішню базу

25. Глосарій термінів

26. Висновки

Сформулюємо головне — те, що варто винести з цього посібника, навіть якщо забудеться все інше.

1. Prozorro Market — це найшвидший законний спосіб купити стандартний товар. Середній цикл — 8–9 днів проти тижнів у відкритих торгах, без тендерної документації і розгляду пропозицій.

2. Три цифри, які треба пам'ятати: 50 тис. (звіт про договір), 100 тис. (обов'язкові торги або каталог; для субвенції НУШ — тільки каталог), 2 робочі дні (мінімальний строк подання пропозицій).

3. Ви купуєте профіль, а не бренд. Уся ваша «специфікація» — це вибір профілю і умови запиту. Після оголошення запиту вплинути на результат уже не можна — тому вся якість закладається ДО.

4. Конкуренцію створюють реалістичні умови. Адекватний строк поставки і повні, зрозумілі умови приводять у запит більше учасників — а більше учасників означає нижчу ціну.

5. Каталог не скасовує ваших обов'язків. Річний план, розрахунок очікуваної вартості, строки договору й оприлюднення, справжнє (не формальне) приймання, звіт про виконання — усе це залишається на замовникові.

6. Законодавство змінюється — звички перевіряти мають бути сильнішими за пам'ять. Особливості № 1178 і Порядок № 822 оновлюються кілька разів на рік; новий закон про закупівлі повністю запрацює у 2027 році. П'ять хвилин звірки перед закупівлею — обов'язковий ритуал.

Якщо після прочитання ви можете відповісти собі на чотири запитання — «яка моя річна потреба і поріг?», «який профіль мені потрібен?», «які умови я ставлю в запиті?» і «як я прийматиму товар?» — ви готові працювати з Prozorro Market самостійно. Успішних закупівель!

Як PRIORITTI допомагає закладам здійснювати закупівлі через Prozorro Market

Навчальна частина посібника завершена — вона однаково працює для будь-якого товару і будь-якого постачальника. Наостанок — практичний приклад того, як описаний вище механізм виглядає з боку конкретного постачальника, з яким ви можете зустрітися в каталозі.

Хто ми. PRIORITTI — постачальник меблів та обладнання для навчальних і медичних закладів із досвідом понад 200 тендерних поставок школам, садкам і лікарням по всій Україні. Ми пройшли кваліфікацію ЦЗО і працюємо в Prozorro Market як перевірений постачальник; торговельна марка PRIORITTI внесена до довідника брендів електронного каталогу.

У яких категоріях каталогу представлена продукція PRIORITTI:

Асортимент карток у каталозі поступово розширюється — актуальний перелік найзручніше дивитися безпосередньо в категоріях Prozorro Market.

Як знайти наші товари. Шукайте у відповідних категоріях каталогу за брендом PRIORITTI або переглядайте пропозиції в потрібному профілі. І чесне нагадування в дусі цього посібника: у запиті ціни пропозицій переможця визначає система за найнижчою ціною в межах профілю — обіцяти вам «саме нашу перемогу» ніхто не може і не повинен. Наша роль інша: щоб у профілі, який ви обрали, була якісна пропозиція за чесною ціною.

Які дані допоможуть правильно підібрати меблі. Якщо звертаєтеся за консультацією до подання запиту, підготуйте: тип закладу і приміщення; вікову або зростову групу користувачів; кількість місць; розміри приміщення; вимоги до матеріалів і норм (ДСТУ EN 1729 для шкільних меблів, санітарні вимоги для садків); бажаний строк поставки і адресу; потребу в збиранні та занесенні.

Чим можемо допомогти безкоштовно. Підказати, який профіль каталогу відповідає вашій потребі; пояснити характеристики і комплектацію; зорієнтувати щодо реалістичних строків виробництва й доставки у ваш регіон; надати інформацію про сертифікати та відповідність нормам — усе те, що робить ваш запит грамотним незалежно від того, хто в ньому переможе.

Де подивитися продукцію: каталог на сайті prioritti.com.ua — розділи шкільних меблів, меблів для дитячого садка і меблів для НУШ; умови оптових і тендерних поставок — на сторінці «Опт і тендери».

Уся серія «Prozorro Market»: 26 детальних статей

Цей посібник — оглядовий. Кожну тему ми розібрали окремо й докладніше — з прикладами, чек-листами та відповідями на запитання. Оберіть потрібне: