«Скільки часу займе закупівля через каталог?» — одне з перших запитань, яке ставить собі уповноважена особа, коли планує оновити меблі до конкретної дати. Чесна відповідь складається з двох частин, і плутанина між ними — джерело більшості прикрих запізнень. Одна частина — це строки самої процедури: скільки триває запит, укладення й оприлюднення договору. Друга — строки реальної поставки товару: скільки часу піде на виробництво і доставку. Розберемо обидва календарі окремо, покажемо, як складати їх разом, і що робити, якщо часу залишилося обмаль.

1. Чому «календарів» саме два

Процедурою в каталозі керує система: є чіткі нормативні рамки, скільки триває кожен крок — від подання пропозицій до оприлюднення договору. А ось виробництвом і доставкою меблів керує зовсім інша логіка — виробнича потужність постачальника, наявність матеріалів, логістика в конкретний населений пункт. Ці два процеси йдуть один за одним, а не паралельно, тому загальний строк — це сума обох, а не найдовший із них.

2. Календар процедури: скільки триває кожен крок

Нормативні орієнтири для запиту ціни пропозицій — основного механізму каталогу:

На практиці весь цикл — від оголошення запиту до підписаного договору — займає в середньому 8–9 календарних днів. Це і є той показник швидкості, яким каталог справедливо пишається. Але важливо памʼятати: ці дні — лише про процедуру, товару на цьому етапі установа ще не отримала.

3. Календар поставки: скільки часу йде на сам товар

Строк поставки залежить від того, що саме купується і в якому обсязі. Орієнтовні діапазони для меблів та обладнання, з прикладами товарів, які зазвичай потрапляють у кожну категорію:

Ці цифри — не жорсткий норматив, а реалістичний орієнтир, з яким варто звірятися ще на етапі формулювання умов запиту. Якщо в умовах поставити нереалістичний строк — наприклад, 5 днів на виготовлення 60 столів під замовлення, — станеться одне з двох: серйозні постачальники не подадуть пропозицію (конкуренція і, відповідно, ціна постраждають), або переможе той, хто пообіцяє неможливе й потім зірве строки.

4. Планування «від зворотного»: приклад для школи

Найнадійніший спосіб не спізнитися — рахувати не «від сьогодні вперед», а від дати, коли товар реально потрібен, у зворотному напрямку.

Крок 1. Визначте дату, до якої товар має стояти у приміщенні.
Крок 2. Відніміть запас на приймання і можливе усунення зауважень — орієнтовно тиждень.
Крок 3. Відніміть реалістичний строк поставки товару (за таблицею вище).
Крок 4. Відніміть цикл процедури — орієнтовно 8–9 днів на запит і договір.
Крок 5. Відніміть тиждень на підготовку — план, профіль, умови запиту.
Отримана дата — це крайній термін, коли варто почати роботу над закупівлею.

Приклад. Дитячому садку потрібні нові столики й стільці до 20 серпня, перед початком навчального року. Товар виготовляється під замовлення — закладено 4 тижні на виробництво. Тиждень — запас на приймання, ще 8–9 днів — цикл процедури, тиждень — підготовка запиту. Порахувавши в зворотному напрямку, стає зрозуміло: старт роботи над закупівлею варто планувати не пізніше середини червня, а не в серпні «в останній момент».

5. Планування «від зворотного»: приклад для нешкільного сценарію

Та сама логіка працює і поза освітнім сезоном — наприклад, коли лікарні чи громаді потрібно встигнути отримати й оплатити меблі до завершення поточного бюджетного року.

Ситуація. Лікарні потрібні нові кушетки для процедурного кабінету, і бажано — щоб поставка, приймання й оплата пройшли ще в межах поточного бюджетного року, а не переносилися на наступний.

Розрахунок від зворотного:

Крок 1. Орієнтовна дата, до якої товар має бути прийнятий і оплачений
        (щоб встигнути в поточний бюджетний рік).
Крок 2. Відніміть тиждень на приймання і оформлення документів оплати.
Крок 3. Відніміть строк поставки: кушетки — не серійна складська позиція,
        закладено «виготовлення під замовлення» — 3–5 тижнів.
Крок 4. Відніміть цикл процедури запиту ціни пропозицій — 8–9 днів.
Крок 5. Відніміть тиждень на підготовку умов запиту.

Порахувавши так у зворотному напрямку, лікарня отримує дату старту роботи над закупівлею — і це, як правило, за два-три місяці до бажаної дати оплати, а не в грудні, «поки ще є залишок коштів». Саме грудневий поспіх — джерело типової пастки: запит із нереалістично коротким строком поставки в цей період часто взагалі не збирає пропозицій, бо постачальники завантажені сезонним піком та інвентаризаціями. Установа, що починає раніше — восени, — цієї пастки уникає.

6. Сезонні піки: коли строки розтягуються найбільше

У ніші меблів для освітніх і медичних закладів є передбачувані сезонні хвилі попиту, які варто враховувати заздалегідь:

• Липень–серпень — пік попиту на шкільні й дитсадкові меблі: усі заклади одночасно готуються до нового навчального року, виробники перевантажені замовленнями, реальні строки виготовлення зростають.
• Кінець календарного або бюджетного року — заклади поспішають освоїти залишки коштів, і виробники так само стикаються з піком навантаження та інвентаризаціями.

7. Комбінований приклад: два календарі разом

Лікарня планує оновити меблі процедурного кабінету до початку роботи нового відділення. Замовлення — не серійна позиція, а комплект під конкретні розміри приміщення, тож обрано орієнтир «виготовлення під замовлення» — 4 тижні. До цього додається практика запиту ціни пропозицій (близько 9 днів), тиждень на приймання і тиждень на підготовку умов запиту. Разом виходить трохи більше двох місяців від старту роботи до фактичного отримання меблів у кабінеті. Знаючи це заздалегідь, лікарня закладає роботу над закупівлею одразу після затвердження плану відкриття відділення, а не за три тижні до дати відкриття.

8. Що робити, коли строки горять

Якщо часу об'єктивно обмаль, а закупівля невелика за сумою, повний цикл запиту ціни пропозицій може виявитися надто довгим — і тут варто згадати про другий механізм каталогу.

Пряме замовлення — рішення для термінових допорогових потреб. Якщо сума дозволяє (закупівля до 100 000 грн, тобто в межах правил прямого договору), пряме замовлення в каталозі не потребує періоду конкурентного подання пропозицій: товар обирається одразу в постачальника, який його вже пропонує, договір оформлюється за лічені дні. Це найшвидший законний шлях у межах каталогу, коли часу на повноцінний запит немає.

Приклад. Дитячому садку після ремонту групи терміново знадобилося 25 ліжечок потрібного розміру. Обравши товар у наявності на складі постачальника через пряме замовлення, заклад уклав договір за три дні, а отримав поставку — за дванадцять. Це суттєво швидше за повний цикл запиту ціни пропозицій, і при цьому постачальник — так само перевірений, а ціна — так само публічна.

Якщо строки горять, а сума вимагає конкурентної процедури (понад 100 000 грн) — коротшати можна лише організаційну частину: швидко підготувати умови запиту, дати постачальникам мінімально можливий, але реалістичний строк подання (2 робочі дні для невеликих партій), не затягувати з підтвердженням наміру після визначення переможця. А от штучно скорочувати сам строк поставки товару — саме та помилка, яка найчастіше й призводить до зриву запиту чи до постачальника, що не виконає обіцянку.

9. Типові помилки планування строків

• Плутати швидкість процедури зі строком поставки товару. Це два різних числа, і складати їх треба, а не обирати одне замість іншого.
• Ставити нереалістичний строк поставки в умовах запиту, щоб «встигнути швидше» — це відсіює хороших постачальників або призводить до зриву строків тим, хто погодився на нереальне.
• Не закладати запас часу на приймання і можливе усунення зауважень до товару — якщо все піде ідеально, цей час просто залишиться в запасі, але розраховувати на ідеальний сценарій не варто.
• Плутати сезонність. Найгарячіший сезон для освітніх закупівель — не вересень, а травень–червень, коли варто вже стартувати підготовку; для бюджетних закупівель «під кінець року» — це, відповідно, не грудень, а вересень-жовтень.

Короткий підсумок розділу

Швидкість Prozorro Market — реальна, але стосується лише процедурного календаря: 8–9 днів від запиту до договору. Другий календар — виробництво й доставка товару — керується зовсім іншою логікою і додає ще від одного до двох місяців залежно від складності замовлення й сезону. Плануючи закупівлю «від дати, коли товар реально потрібен», у зворотному напрямку — байдуже, йдеться про шкільний сезон чи про завершення бюджетного року, — установа уникає авральних рішень і нереалістичних умов запиту, які лише відлякують хороших постачальників. А коли часу дійсно обмаль, а сума невелика, — пряме замовлення залишається законним і швидким виходом.

Часті запитання

Читайте також

• Повний посібник із Prozorro Market — повний посібник із Prozorro Market (обов'язковий лінк на хаб).
• Запит ціни пропозицій: покрокова інструкція для замовника
• Договір у закупівлі через каталог: строки, істотні умови
• Що робити, якщо запит не відбувся
• Закупівля меблів для школи через Prozorro Market

PRIORITTI: допомога із закупівлею

PRIORITTI — постачальник меблів та обладнання для навчальних і медичних закладів, кваліфікований у Prozorro Market. Якщо потрібно заздалегідь звірити реалістичні строки виготовлення й доставки конкретних меблів для планування закупівлі — можемо підказати орієнтири по нашому асортименту.

Актуальність законодавства перевірено: 24.07.2026.