Запит ціни пропозицій (скорочено — ЗЦП) — це основний робочий механізм Prozorro Market для закупівель, де важлива конкуренція між постачальниками. По суті, це міні-аукціон у межах обраного профілю товару: замовник формулює умови, кваліфіковані постачальники змагаються ціною, а систему визначає переможця автоматично. У цій статті — детальний покроковий маршрут: що зробити до оголошення запиту, як його правильно скласти, що відбувається після і що робити, якщо щось піде не за планом. Матеріал корисний насамперед тим, хто вже орієнтується в загальній логіці каталогу і готовий перейти від теорії до практичного оформлення першого запиту.
1. Коли потрібен саме запит, а не пряме замовлення
У Prozorro Market є два способи купити товар: пряме замовлення (без конкуренції, за поточною ціною конкретної пропозиції) і запит ціни пропозицій (з конкуренцією між постачальниками профілю). На перший погляд обидва способи виглядають схоже — і там, і там ви обираєте товар з каталогу, — але механіка визначення ціни й постачальника принципово різна. Вибір залежить не тільки від суми, а й від мети:
| Критерій | Пряме замовлення | Запит ціни пропозицій |
|---|---|---|
| Конкуренція між постачальниками | Немає — беремо конкретну пропозицію | Є — постачальники змагаються ціною |
| Типова сума | Невеликі, часто термінові потреби | Планові закупівлі, зокрема ті, де торги чи каталог обов'язкові |
| Швидкість оформлення | Максимальна | Трохи довша через період подання пропозицій |
| Ефект для ціни | Фіксована ціна пропозиції | Зазвичай нижча за рахунок конкуренції |
Практичне правило: якщо йдеться про закупівлю, для якої закон вимагає конкурентної процедури (наприклад, сума понад 100 000 грн, або кошти освітньої субвенції), — потрібен саме запит ціни пропозицій. Пряме замовлення для таких сум не підходить.
2. Що потрібно мати до старту запиту
Добре підготовлений запит — це на 80 % робота, зроблена ще до того, як хтось відкрив форму створення запиту в кабінеті. Перш ніж це робити, варто мати «на руках» чотири речі:
- Позицію в річному плані закупівель — без неї оголосити закупівлю не можна.
- Підтверджене фінансування — кошторис або фінансовий план, що покриває очікувану суму.
- Обраний профіль товару — конкретний, а не «приблизно схожий» (детально про вибір профілю — в окремих матеріалах про пошук товарів у каталозі).
- Попередній аналіз ринку — скільки постачальників у профілі, який діапазон цін, щоб орієнтовно розуміти, чого очікувати від запиту.
⚠️ Увага
пропуск будь-якого з цих чотирьох пунктів не заблокує технічно створення запиту, але суттєво підвищує ризик або зриву закупівлі (немає пропозицій), або зауважень під час подальшої перевірки (немає обґрунтування суми чи позиції в плані).
3. Крок за кроком: створення запиту
Крок 1. Відкрити форму запиту в кабінеті замовника.
Виконується у звичному кабінеті на акредитованому електронному майданчику, у розділі електронного каталогу. Технічно це та сама точка входу, через яку публікують інші закупівлі, тож окремих налаштувань доступу зазвичай не потрібно.
Крок 2. Вказати профіль і кількість.
Обирається конкретний профіль товару (наприклад, певний вид меблів із фіксованими характеристиками) і кількість одиниць, яку потрібно придбати. На цьому кроці варто ще раз звірити профіль із реальною потребою — виправити помилку після оголошення запиту вже не можна.
Крок 3. Заповнити умови поставки. Це найвідповідальніший технічний крок. Мінімальний набір полів, які варто заповнити свідомо, а не «типово»:
| Поле умов запиту | Що вказати | Чому це важливо |
|---|---|---|
| Місце поставки | Точна адреса (адреси) | Постачальник розраховує логістику й ціну саме під це місце |
| Строк поставки | Реалістична кількість календарних днів | Заниження строку відсіює серйозних постачальників |
| Умови оплати | Зазвичай — після поставки, з відстрочкою | Для бюджетних установ це типова і зрозуміла постачальникам практика |
| Додаткові умови | Розвантаження, занесення, збирання, гарантія | Усе, чого немає в умовах запиту, замовник не має права вимагати пізніше |
Крок 4. Встановити строк подання пропозицій.
Мінімум, передбачений правилами каталогу, — не менше 2 робочих днів. Це саме мінімум, а не рекомендований строк: для великих або складних партій розумніше дати постачальникам 3–5 робочих днів, щоб встигнути порахувати логістику і дати реальну, а не «панічну» ціну.
Крок 5. Оголосити запит.
Після оголошення всі кваліфіковані постачальники обраного профілю отримують сповіщення і бачать умови. Кожен подає лише цінову пропозицію — жодних супровідних документів на цьому етапі не вимагається, бо все необхідне вже перевірено під час допуску постачальника в категорію.
Крок 6. Дочекатися завершення періоду подання.
Протягом встановленого строку постачальники можуть подавати й коригувати цінові пропозиції, орієнтуючись на поточну найкращу ціну — це і створює ефект міні-аукціону. Замовникові на цьому етапі нічого робити не потрібно: втручатися в перебіг подання пропозицій або квапити конкретного постачальника не можна.
Крок 7. Отримати автоматично визначеного переможця.
Одразу після завершення строку подання система визначає переможця — пропозицію з найнижчою ціною серед тих, що відповідають умовам запиту. Замовник не «розглядає» і не затверджує це рішення вручну, і не може обрати іншого учасника «за сукупністю переваг» — саме в цьому і полягає швидкість і об'єктивність механізму.
Крок 8. Дочекатися підтвердження наміру від переможця.
Переможець підтверджує готовність укласти договір. Якщо з якоїсь причини він цього не робить — право переходить до наступної за ціною пропозиції, і замовникові не потрібно оголошувати запит заново.
Крок 9. Укласти договір.
Договір укладається не пізніше 10 календарних днів від моменту підтвердження наміру переможцем. Предмет, кількість, ціна й умови договору повинні повністю відповідати тому, що було заявлено в запиті, — тут уже нічого «доузгоджувати» не можна.
Крок 10. Оприлюднити договір.
Оприлюднення відбувається не пізніше 3 робочих днів після укладення договору. Це не формальність: саме оприлюднений договір роблять доступним для перевірки моніторинговими органами і для інших учасників ринку.
Крок 11. Прийняти товар і закрити закупівлю звітом.
Після фактичної поставки й перевірки товару — приймання, оплата за договором і публікація звіту про виконання договору в системі. Для приймання варто заздалегідь підготувати комісію та чек-лист перевірки (кількість, комплектація, відповідність профілю, документи якості) — це заощаджує час і знімає суперечки на місці.
📌 Запам’ятайте
середня тривалість усього цього маршруту на практиці — 8–9 календарних днів від оголошення запиту до укладення договору. Це і є те, заради чого існує механізм ЗЦП.
4. Строки процедури і строки поставки — це різні календарі
Одна з найчастіших плутанин — переносити швидкість самої процедури на строк, за який товар фізично приїде. Строки, наведені вище (2 робочі дні на подання, 10 календарних днів на договір, 3 робочі дні на оприлюднення), стосуються виключно організаційного циклу. Реальний строк виготовлення й доставки товару — це окрема історія, яку визначає сам ринок:
- серійні позиції, які постачальник тримає на власному складі, — орієнтовно 1–2 тижні;
- товари, що виготовляються під конкретне замовлення (а меблі часто саме такі), — орієнтовно 3–5 тижнів;
- великі партії або поставки в пікові періоди (наприклад, літо для освітніх закладів) — до 6–8 тижнів.
Приклад планування «від зворотного» для медичного закладу. Лікарні потрібно, щоб нові кушетки для фізіотерапевтичного кабінету стояли на місці до відкриття кабінету 1 жовтня.
Дата, коли товар потрібен на місці: 1 жовтня ← запас на приймання і можливе усунення зауважень (1 тиждень) → поставка до 24 вересня ← строк поставки за договором, скажімо, 30 календарних днів → договір укладено не пізніше 25 серпня ← організаційний цикл запиту (~10 днів) → запит оголошено не пізніше 15 серпня ← підготовка (профіль, умови, обґрунтування) — ще близько тижня → почати підготовку до 8 серпня
Той самий принцип працює для будь-якого закладу: спочатку фіксуєте дату, коли товар реально потрібен, а тоді відраховуєте назад строк поставки і організаційний цикл запиту — а не навпаки.
Окремо варто врахувати сезонність. Найбільше запитів на шкільні меблі та обладнання традиційно припадає на липень і серпень — заклади поспішають встигнути до початку навчального року. У цей період виробники завантажені понад звичайну норму, тож навіть реалістичний «у звичайний час» строк поставки може розтягнутися. Якщо є можливість спланувати оновлення меблів заздалегідь — навесні або на початку літа, — це суттєво знижує ризик зіткнутися з чергою у виробника саме тоді, коли часу на маневр найменше.
⚠️ Увага
якщо в умовах запиту поставити нереалістично короткий строк поставки «про всяк випадок», станеться одне з двох — або серйозні постачальники не візьмуть участі (менше конкуренції, вища ціна), або перемогу отримає той, хто пообіцяв нереальне і згодом зірве строки.
5. Типові помилки при складанні запиту
- Мінімальний строк подання «про всяк випадок». Два робочі дні — законний мінімум, але для великої чи нестандартної партії це часто занадто мало, щоб постачальники встигли порахувати реальну ціну.
- Розмиті умови поставки. Формулювання на кшталт «доставка за домовленістю» замість конкретної адреси й порядку розвантаження — пряма дорога до суперечок під час приймання.
- Відсутність вимог до збирання й гарантії. Якщо в умовах запиту цього немає — вимагати цього від постачальника пізніше вже не можна, навіть якщо це «здавалося очевидним».
- Запит у «порожньому» профілі. Оголошення запиту в профілі з одним-двома постачальниками, коли поруч є профіль-аналог із десятком постачальників, — втрачена конкуренція і вища підсумкова ціна.
- Спроба «переграти» результат після визначення переможця. Система визначає переможця автоматично й остаточно в межах умов запиту; змінити це рішення без законних підстав не можна.
- Ігнорування думки майбутнього користувача товару. Умови запиту складає уповноважена особа, а користуватиметься товаром учитель, вихователь чи медсестра; якщо їхню думку не врахували до оголошення — після поставки змінити щось уже не вийде.
❌ Поширена помилка
оголосити запит на велику партію меблів зі строком подання пропозицій рівно 2 робочі дні і мінімальним строком поставки — а потім дивуватися, що прийшла лише одна пропозиція за завищеною ціною.
6. Наскрізний приклад: запит на меблі для актового залу коледжу
Ситуація. Коледжу потрібно оновити 60 стільців для актового залу, орієнтовна вартість — близько 210 000 грн.
Підготовка. Позиція внесена в річний план, профіль обрано за характеристиками (тип стільця, матеріал каркаса), попередній перегляд каталогу показав 8 постачальників у профілі з діапазоном цін.
Умови запиту. Місце поставки — актова зала коледжу з конкретною адресою; строк поставки — 30 календарних днів (з урахуванням того, що частина моделей виготовляється під замовлення); строк подання пропозицій — 4 робочі дні (свідомо більше за мінімум, з огляду на обсяг партії); додаткові умови — занесення в приміщення й збирання силами постачальника.
Подання пропозицій. У відведений строк надійшло 5 пропозицій; ціна знизилася відносно стартової приблизно на десяту частину завдяки конкуренції між постачальниками.
Визначення переможця й договір. Переможець підтвердив намір наступного робочого дня; договір укладено за тиждень від моменту підтвердження; оприлюднення відбулося протягом 2 робочих днів після укладення.
Приймання. Комісія коледжу перевірила кількість, комплектацію (кріплення, регулювання) і відсутність пошкоджень перед підписанням видаткової накладної; зауважень не виникло, звіт про виконання договору опубліковано одразу після оплати.
Разом. Від дня оголошення запиту до підписаного договору пройшло орієнтовно 11 днів — трохи довше за середні 8–9, що логічно з огляду на подовжений (свідомо) строк подання пропозицій, який дав змогу отримати більше учасників і кращу ціну.
Урок кейсу. Відхилення від «мінімальних» строків у бік розумного запасу — це не втрата швидкості, а часто інвестиція в кращу ціну й ширший вибір постачальників.
Другий приклад, коротко: медичний заклад. Амбулаторія оголосила запит на 10 медичних кушеток (профіль з регульованим підголівником), строк поставки — 25 календарних днів, строк подання пропозицій — 3 робочі дні. Надійшло 4 пропозиції, переможець підтвердив намір того самого дня, договір укладено за 5 днів. Разом цикл зайняв 9 днів — майже точно середні 8–9, оскільки і партія, і умови були типовими, без особливих ускладнень. Це показує зворотний бік попереднього кейсу: коли профіль стандартний, а умови реалістичні одразу, подовжувати строки штучно не потрібно — механізм і так спрацьовує швидко.
Третій приклад, коротко: дитячий садок і повторний запит. Садок оголосив запит на 20 дитячих стільчиків зі строком поставки 12 календарних днів — «щоб встигнути до ремонту групи». Пропозицій не надійшло: для профілю з нестандартним розміром сидінь серед кваліфікованих постачальників фізично ніхто не встигав виготовити партію за такий строк. Уповноважена особа проаналізувала причину, збільшила строк поставки до 25 днів і повторно оголосила запит — цього разу надійшло 3 пропозиції, договір укладено без проблем. Урок той самий, що й у прикладі з громадою в статті про пороги закупівель: «запит не відбувся» — це майже завжди сигнал переглянути умови, а не привід відмовлятися від каталогу.
7. Що робити, якщо щось пішло не за планом
Механізм ЗЦП передбачуваний, але кілька нештатних ситуацій трапляються регулярно — і для кожної є чіткий, законний вихід.
Пропозицій не надійшло взагалі. Запит вважається таким, що не відбувся. Це не привід панікувати чи «пробивати» закупівлю в обхід каталогу — потрібно проаналізувати причину (найчастіше це нереалістичний строк поставки або занадто «вузький» профіль з малою кількістю кваліфікованих постачальників), скоригувати умови й оголосити запит повторно. На практиці другий запит із виправленими умовами майже завжди збирає учасників.
Надійшла лише одна пропозиція. Це не підстава визнавати запит недійсним: одна пропозиція перемагає, якщо вона відповідає всім умовам запиту. Втім, це сигнал переглянути умови наступного разу — можливо, профіль занадто вузький або строк подання занадто короткий для більшої конкуренції.
Переможець не підтвердив намір укласти договір. Право автоматично переходить до наступної за ціною пропозиції — оголошувати запит заново не потрібно. Для постачальника необґрунтована відмова має власні наслідки в системі, але замовника це не зобов'язує чекати чи вирішувати щось вручну.
Потрібно скасувати вже оголошений запит. Це можливо до моменту визначення переможця, за наявності обґрунтованої причини (наприклад, змінилася потреба або виявлена помилка в умовах). Часто зловживати скасуванням не варто: історія скасувань запитів видно в системі й може привертати зайву увагу під час перевірок.
💡 Практична порада
якщо запит не відбувся вдруге поспіль — це майже завжди означає системну проблему з умовами (нереалістичний строк, завищені вимоги), а не «невдалий каталог». Порівняйте свої умови з умовами аналогічних успішних запитів у тому самому профілі.
8. Хто в команді закупівлі за що відповідає
Запит ціни пропозицій рідко готує одна людина поодинці — навіть якщо технічно його публікує уповноважена особа. Розподіл ролей, який добре працює на практиці:
- Керівник закладу — затверджує потребу і кошторис, підписує договір за результатами запиту.
- Уповноважена особа із закупівель — обирає профіль, формулює умови запиту, контролює строки процедури й публікує документи в системі.
- Бухгалтер — підтверджує наявність фінансування ще до оголошення запиту і контролює оплату після поставки.
- Майбутній користувач товару (вчитель, вихователь, завідувач кабінету, медсестра) — звіряє характеристики профілю з реальною потребою до оголошення запиту і бере участь у прийманні.
Коли ці ролі розділені й кожен встигає внести свій внесок до публікації запиту, а не після, — кількість помилок і суперечок на етапі приймання суттєво знижується. Формальне закріплення ролей (навіть простим внутрішнім наказом чи розпорядком) допомагає уникнути ситуації, коли «за все відповідає одна людина», а насправді профіль обирали навмання, бо ніхто не встиг його погодити з майбутнім користувачем.
9. Чек-лист перед оголошенням запиту
- Позиція є в затвердженому річному плані закупівель.
- Профіль обрано за реальними характеристиками потреби, а не «на око».
- Перевірено кількість постачальників і орієнтовний діапазон цін у профілі.
- Строк поставки узгоджений із датою, коли товар реально потрібен, з урахуванням запасу на приймання.
- Місце поставки, розвантаження, збирання й гарантійні вимоги прописані в умовах запиту.
- Строк подання пропозицій обраний свідомо (не завжди мінімальний), з огляду на обсяг партії.
- Умови запиту вичитала друга людина, не залучена до підготовки.
- Майбутній користувач товару підтвердив, що характеристики профілю відповідають реальній потребі.
💡 Практична порада
перед публікацією запиту прочитайте власні умови очима постачальника — чи взялися б ви самі за таку поставку на таких умовах і в такий строк? Якщо відповідь «навряд чи» — умови варто переглянути ще до оголошення, а не після відсутності пропозицій.
Короткий підсумок розділу
Запит ціни пропозицій — це керований замовником міні-аукціон: усе, що впливає на результат (профіль, строки, умови поставки), визначається ДО оголошення запиту, а сам процес визначення переможця повністю автоматичний. Головні орієнтири — мінімум 2 робочі дні на подання пропозицій, до 10 календарних днів на договір, до 3 робочих днів на оприлюднення і в середньому 8–9 календарних днів на весь цикл. А ось строк фактичної поставки товару — окремий календар, який варто планувати з реалістичним запасом. Навіть нештатні ситуації — відсутність пропозицій, відмова переможця — мають прості й законні рішення, якщо знати послідовність дій заздалегідь. І головне: якісний запит — це запит, підготовлений командою, а не однією людиною поспіхом.
Часті запитання
Чим запит ціни пропозицій відрізняється від прямого замовлення?
У прямому замовленні немає конкуренції — береться конкретна пропозиція постачальника за поточною ціною. У запиті ціни пропозицій постачальники обраного профілю змагаються між собою, і перемагає найнижча ціна.
Який мінімальний строк подання пропозицій у запиті?
Не менше 2 робочих днів. Для великих або складних партій доцільно встановлювати довший строк — 3–5 робочих днів, щоб отримати більше учасників і реалістичніші ціни.
Хто визначає переможця запиту?
Система визначає переможця автоматично, одразу після завершення строку подання пропозицій, за критерієм найнижчої ціни серед пропозицій, що відповідають умовам запиту.
Скільки часу є на укладення договору після визначення переможця?
Не пізніше 10 календарних днів від моменту підтвердження наміру переможцем укласти договір.
Що робити, якщо на запит не надійшло жодної пропозиції?
Запит вважається таким, що не відбувся. Потрібно проаналізувати причину (найчастіше — нереалістичний строк поставки або занадто «вузький» профіль з малою кількістю постачальників), скоригувати умови і оголосити запит повторно.
Чи можна змінити умови запиту після його оголошення?
Ні, умови, на основі яких постачальники подають цінові пропозиції, не змінюються після оголошення запиту. Усе, що важливо для замовника, має бути закладено в умовах ще до старту. ---
Читайте також
- Повний посібник із Prozorro Market — повний посібник із Prozorro Market (обов'язковий лінк на хаб).
- Пороги закупівель 2026: 50 і 100 тисяч простими словами
- Пряме замовлення в Prozorro Market: коли і як
- Строки закупівлі через каталог: планування «від зворотного»
- Документи закупівлі через Prozorro Market
PRIORITTI: допомога із закупівлею
PRIORITTI — постачальник меблів та обладнання для навчальних і медичних закладів, кваліфікований у Prozorro Market. Якщо потрібна допомога з формулюванням умов запиту чи оцінкою реалістичного строку поставки саме для меблів — можемо підказати на основі практики понад 200 тендерних поставок.
Актуальність законодавства перевірено: 23.07.2026.